Zusammenfassende Meldung USt: vollständiger Leitfaden für 2026

Die zusammenfassende Meldung (englisch: EC Sales List, auch recapitulative statement) ist ein Pflichtformular, das USt-Zahler im Zusammenhang mit bestimmten Transaktionen mit Geschäftspartnern in anderen EU-Mitgliedstaaten einreichen müssen. Sie ist eines der Kontrollmechanismen des EU-weiten Mehrwertsteuersystems und ermöglicht es den Finanzbehörden der Mitgliedstaaten, die Korrektheit der gemeldeten Transaktionen zu überprüfen.

Obwohl die zusammenfassende Meldung nur eine relativ spezifische Gruppe von Unternehmern betrifft, kann ihre Nichtabgabe oder fehlerhafte Ausfüllung zu hohen Bußgeldern führen. In diesem Artikel erklären wir, wer die zusammenfassende Meldung abgeben muss, welche Transaktionen darin zu melden sind, welche Fristen gelten und wie man sie korrekt über das EPO-Portal der Finanzverwaltung einreicht.

Was ist die zusammenfassende Meldung und warum gibt es sie?

Die zusammenfassende Meldung ist ein Formular, in dem ein USt-Zahler eine Übersicht der Leistungen angibt, die an in anderen EU-Mitgliedstaaten steuerlich registrierte Personen erbracht wurden. Die Rechtsgrundlage ist § 102 des Gesetzes Nr. 235/2004 Slg., über die Mehrwertsteuer (im Folgenden „UStG").

Zweck der zusammenfassenden Meldung

Das USt-System innerhalb der EU basiert auf dem Prinzip, dass Warenlieferungen oder Dienstleistungserbringungen zwischen Unternehmern in verschiedenen Mitgliedstaaten im Ursprungsland von der USt befreit sind (mit Vorsteuerabzugsrecht) und im Bestimmungsland besteuert werden. Damit die Finanzbehörden kontrollieren können, ob der Empfänger die USt im Zielland tatsächlich erklärt und abgeführt hat, existiert ein Informationsaustauschsystem über zusammenfassende Meldungen (das VIES-System – VAT Information Exchange System).

Wer muss die zusammenfassende Meldung abgeben?

Zur Abgabe der zusammenfassenden Meldung ist ein in der Tschechischen Republik registrierter USt-Zahler verpflichtet, der im betreffenden Zeitraum eine der folgenden Transaktionen durchgeführt hat.

Die Pflicht gilt für USt-Zahler, die:

1. Waren in einen anderen EU-Mitgliedstaat geliefert haben, an eine dort steuerlich registrierte Person, sofern diese Lieferung nach § 64 UStG von der Steuer befreit ist (mit Vorsteuerabzugsrecht)

2. Unternehmensvermögen in einen anderen EU-Mitgliedstaat verbracht haben, und zwar für Zwecke ihrer unternehmerischen Tätigkeit (§ 13 Abs. 6 UStG)

3. Waren im Rahmen eines Dreiecksgeschäfts an einen Käufer geliefert haben (vereinfachtes Verfahren nach § 17 UStG), sofern sie die mittlere Person in diesem Geschäft sind

4. Eine Dienstleistung erbracht haben, deren Leistungsort nach § 9 Abs. 1 UStG in einem anderen Mitgliedstaat liegt, an eine dort steuerlich registrierte Person, sofern der Empfänger zur Erklärung und Abführung der Steuer verpflichtet ist

Wer keine zusammenfassende Meldung abgeben muss

• USt-Zahler, die ausschließlich innerhalb der Tschechischen Republik Handel treiben
• USt-Zahler, die Waren oder Dienstleistungen an nicht mehrwertsteuerlich registrierte Personen in anderen Mitgliedstaaten liefern bzw. erbringen (z. B. an Endverbraucher – für diese gilt das OSS-Verfahren oder die lokale USt)
• USt-Zahler in Zeiträumen, in denen sie keine in der zusammenfassenden Meldung zu meldenden Transaktionen durchgeführt haben (eine Nullmeldung ist nicht einzureichen)

Welche Transaktionen sind in der zusammenfassenden Meldung zu melden?

Schauen wir uns die einzelnen Transaktionsarten, die in der zusammenfassenden Meldung anzugeben sind, genauer an.

1. Warenlieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat

Dies ist die häufigste Transaktionsart in der zusammenfassenden Meldung. Sie umfasst Warenlieferungen an eine in einem anderen Mitgliedstaat steuerlich registrierte Person, die nach § 64 UStG von der USt befreit sind.

Voraussetzungen für die Steuerbefreiung:

• Der Abnehmer ist in einem anderen Mitgliedstaat für USt-Zwecke registriert und hat seine USt-ID mitgeteilt
• Die Ware wurde physisch von der Tschechischen Republik in einen anderen Mitgliedstaat transportiert
• Der Lieferer verfügt über Transportnachweise (Frachtdokumente, Empfangsbestätigung)

In der zusammenfassenden Meldung anzugeben:

• USt-ID des Abnehmers (einschließlich Ländercode)
• Gesamtwert der gelieferten Waren in Kč
• Transaktionscode: 0 (reguläre Lieferung)

2. Verbringen von Unternehmensvermögen

Verbringen von Waren, die zum Unternehmensvermögen des Steuerpflichtigen gehören, aus der Tschechischen Republik in einen anderen Mitgliedstaat für Zwecke seiner unternehmerischen Tätigkeit. Typischerweise handelt es sich um Fälle, in denen ein USt-Zahler eigene Lagerbestände in ein Lager in einem anderen Mitgliedstaat verlagert.

In der zusammenfassenden Meldung anzugeben:

• USt-ID des Steuerpflichtigen im Zielland (seine eigene Registrierung in einem anderen Mitgliedstaat)
• Wert der verbrachten Waren
• Transaktionscode: 1

3. Warenlieferung im Rahmen eines Dreiecksgeschäfts

Das Dreiecksgeschäft (Triangulation) ist ein vereinfachtes Verfahren für Reihengeschäfte, bei denen Waren direkt vom ersten Lieferanten an den Endempfänger geliefert werden, die Abrechnung jedoch über eine mittlere Person erfolgt.

Beispiel: Ein tschechisches Unternehmen (mittlere Person) kauft Waren von einem deutschen Unternehmen und verkauft sie an ein polnisches Unternehmen. Die Ware geht direkt von Deutschland nach Polen.

In der zusammenfassenden Meldung anzugeben:

• USt-ID des Endempfängers
• Wert der Lieferung an den Endempfänger
• Transaktionscode: 2

4. Erbringung von Dienstleistungen in einen anderen Mitgliedstaat

Dienstleistungen, die an eine in einem anderen Mitgliedstaat steuerlich registrierte Person erbracht werden, bei denen der Leistungsort nach § 9 Abs. 1 UStG im Land des Empfängers liegt und die Steuerpflicht beim Empfänger liegt (Reverse Charge).

Typische Beispiele:

• Beratungsleistungen
• IT-Leistungen und Softwareentwicklung
• Werbeleistungen
• Übersetzungs- und Dolmetschleistungen
• Buchhaltungs- und Rechtsdienstleistungen

In der zusammenfassenden Meldung anzugeben:

• USt-ID des Dienstleistungsempfängers
• Gesamtwert der erbrachten Dienstleistungen
• Transaktionscode: 3

Fristen für die Abgabe der zusammenfassenden Meldung

Die Fristen für die Abgabe der zusammenfassenden Meldung unterscheiden sich je nach Art der gemeldeten Transaktionen.

Monatliche Abgabe (bis zum 25. des Folgemonats)

Die zusammenfassende Meldung ist monatlich bis zum 25. Tag des auf den Meldezeitraum folgenden Monats einzureichen. Dies gilt für USt-Zahler, die im betreffenden Zeitraum:

• Waren in einen anderen Mitgliedstaat geliefert haben
• Unternehmensvermögen verbracht haben
• Waren im Rahmen eines Dreiecksgeschäfts geliefert haben

Beispiel: Für den Monat Januar 2026 ist die Frist für die Abgabe der zusammenfassenden Meldung der 25. Februar 2026.

Vierteljährliche Abgabe (Ausnahme für Dienstleistungen)

Ein USt-Zahler, der ausschließlich Dienstleistungen in andere Mitgliedstaaten erbringt (Code 3) und keine Waren liefert, kann die zusammenfassende Meldung vierteljährlich abgeben, und zwar bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendervierteljahres.

Achtung: Sobald ein USt-Zahler in einem bestimmten Quartal auch Waren liefert, muss er für das gesamte Quartal monatliche Meldungen abgeben (für jeden Monat separat).

Übersicht der Fristen für 2026

Wie man die zusammenfassende Meldung über das EPO-Portal einreicht

Die zusammenfassende Meldung wird ausschließlich elektronisch über das EPO-Portal (Elektronisches Einreichen für die Finanzverwaltung) unter der Adresse der Finanzverwaltung eingereicht. Hier ist eine ausführliche Anleitung.

Möglichkeiten der elektronischen Einreichung

Die zusammenfassende Meldung kann eingereicht werden:

1. Über die Datenbox – Versand einer XML-Datei über die Datenbox an das zuständige Finanzamt
2. Über das EPO-Portal mit elektronischer Signatur – direktes Ausfüllen und Absenden des Formulars im Portal mit einer anerkannten elektronischen Signatur
3. Über das EPO-Portal mit verifizierter Identität – Anmeldung über die Bürgeridentität (NIA)

Praktische Tipps zum Ausfüllen

USt-ID des Abnehmers:

• Immer einschließlich Ländercode angeben (z. B. DE123456789 für Deutschland, PL1234567890 für Polen)
• Überprüfen Sie die Gültigkeit der USt-ID des Abnehmers im VIES-System vor der Einreichung
• Eine falsche USt-ID ist einer der häufigsten Fehler

Leistungswert:

• Wird in ganzen tschechischen Kronen angegeben
• Bei Warenlieferungen wird das Gesamtentgelt angegeben (ohne USt, da die Leistung steuerbefreit ist)
• Bei Dienstleistungen wird der Gesamtwert der erbrachten Dienstleistung angegeben

Umrechnung von Fremdwährungen:

• Wenn Sie in Euro oder einer anderen Währung fakturieren, rechnen Sie zum Kurs der Tschechischen Nationalbank (ČNB) am Tag der steuerpflichtigen Leistungserbringung in Kč um
• Alternativ können Sie einen Festkurs verwenden, sofern dieser in einer internen Richtlinie festgelegt ist

Berichtigende und nachfolgende zusammenfassende Meldung

Wenn Sie einen Fehler in einer bereits eingereichten zusammenfassenden Meldung feststellen, haben Sie die Möglichkeit, eine berichtigende oder nachfolgende Meldung einzureichen.

Berichtigende zusammenfassende Meldung

Eine berichtigende Meldung können Sie einreichen, solange die Frist für die Abgabe der regulären Meldung noch nicht abgelaufen ist (bis zum 25. des betreffenden Monats). Die berichtigende Meldung ersetzt die ursprünglich eingereichte Meldung vollständig.

Nachfolgende zusammenfassende Meldung

Eine nachfolgende Meldung reichen Sie ein, wenn Sie einen Fehler nach Ablauf der Einreichungsfrist feststellen. In der nachfolgenden Meldung geben Sie nur die Änderungen gegenüber der ursprünglichen Meldung an – korrigierte oder neue Zeilen.

Frist für die Einreichung der nachfolgenden Meldung: innerhalb von 15 Tagen nach Feststellung des Fehlers.

Sanktionen bei Nichtabgabe oder verspäteter Abgabe

Die Finanzverwaltung kann Sanktionen für Verstöße gegen die mit der zusammenfassenden Meldung verbundenen Pflichten verhängen.

Bußgelder gemäß der Abgabenordnung

• Nichtabgabe der zusammenfassenden Meldung: Bußgeld bis zu 50 000 Kč
• Verspätete Abgabe: Bußgeld gemäß § 250 der Abgabenordnung – für jeden Verzugstag 0,05 % der festgesetzten Steuer (bei der zusammenfassenden Meldung wird das Bußgeld von der Höhe der fehlerhaft gemeldeten Leistungen abgeleitet)
• Falsche Angaben: Wenn fehlerhafte Angaben zu einem USt-Schaden im Zielland führen, kann es zur internationalen Zusammenarbeit und zur Festsetzung zusätzlicher Verpflichtungen kommen

Zusammenhang mit anderen steuerlichen Pflichten

Die zusammenfassende Meldung ist nur eines der Steuerformulare, die ein USt-Zahler einreichen muss. Es ist wichtig, ihren Zusammenhang mit den anderen Pflichten zu verstehen.

USt-Erklärung

Die in der zusammenfassenden Meldung gemeldeten Transaktionen müssen gleichzeitig in der USt-Erklärung angegeben werden:

• Warenlieferung in die EU → Zeile 20 der USt-Erklärung
• Erbringung von Dienstleistungen in die EU → Zeile 21 der USt-Erklärung

Die Werte in der zusammenfassenden Meldung und in der USt-Erklärung müssen übereinstimmen.

Kontrollmeldung

Die Kontrollmeldung (§ 101c–101k UStG) betrifft inländische Leistungen. Innergemeinschaftliche Leistungen, die in der zusammenfassenden Meldung ausgewiesen werden, sind in der Kontrollmeldung nicht anzugeben (sie sind davon ausgenommen).

Intrastat

Überschreitet das Volumen der Warenlieferungen in andere Mitgliedstaaten den festgelegten Schwellenwert (den aktuellen Grenzwert für 2026 entnehmen Sie bitte der Website des Tschechischen Statistischen Amts), besteht die Pflicht, Intrastat-Meldungen abzugeben. Die Daten in der zusammenfassenden Meldung und im Intrastat sollten übereinstimmen.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Warenlieferung nach Deutschland

Ein tschechisches Unternehmen (USt-Zahler, USt-ID: CZ12345678) liefert Waren im Wert von 5 000 EUR an ein deutsches Unternehmen (USt-ID: DE987654321). Die Waren werden von der Tschechischen Republik nach Deutschland transportiert.

Zusammenfassende Meldung:

• Ländercode: DE
• USt-ID: 987654321
• Leistungscode: 0
• Wert: Umrechnung von 5 000 EUR zum ČNB-Kurs am Liefertag (z. B. bei einem Kurs von 25,20 Kč/EUR = 126 000 Kč)

Beispiel 2: Erbringung einer IT-Dienstleistung nach Österreich

Ein tschechischer Programmierer (Selbstständiger, USt-Zahler) erbringt eine Softwareentwicklungsleistung für ein österreichisches Unternehmen (USt-ID: ATU12345678) für 3 000 EUR.

Zusammenfassende Meldung:

• Ländercode: AT
• USt-ID: U12345678
• Leistungscode: 3
• Wert: Umrechnung von 3 000 EUR zum ČNB-Kurs

Beispiel 3: Dreiecksgeschäft

Ein tschechisches Unternehmen kauft Waren von einem polnischen Unternehmen (USt-ID: PL1111111111) für 10 000 EUR und verkauft sie an ein slowakisches Unternehmen (USt-ID: SK2222222222) für 12 000 EUR. Die Waren gehen direkt von Polen in die Slowakei.

Zusammenfassende Meldung:

• Ländercode: SK
• USt-ID: 2222222222
• Leistungscode: 2
• Wert: Umrechnung von 12 000 EUR zum ČNB-Kurs (Wert der Lieferung an den Endempfänger)

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich die zusammenfassende Meldung abgeben, wenn ich eine identifizierte Person bin?

Ja, wenn Sie eine identifizierte Person sind und eine Dienstleistung mit Leistungsort in einem anderen Mitgliedstaat an eine dort steuerlich registrierte Person erbracht haben, müssen Sie die zusammenfassende Meldung abgeben. Identifizierte Personen melden jedoch keine Warenlieferungen (dies betrifft sie in der Regel nicht).

Was passiert, wenn ich in einem bestimmten Monat keine EU-Transaktionen habe?

Eine Nullmeldung ist nicht einzureichen. Wenn Sie im betreffenden Zeitraum keine meldepflichtigen Transaktionen durchgeführt haben, reichen Sie die Meldung schlicht nicht ein.

Wie rechne ich den in Euro fakturierten Betrag in Kč um?

Verwenden Sie den ČNB-Kurs, der am Tag der Leistungserbringung gilt (Tag der Warenlieferung oder Dienstleistungserbringung). Wenn in einer internen Richtlinie ein Festkurs festgelegt ist, können Sie diesen verwenden. Runden Sie den Betrag auf ganze Kronen.

Muss ich in der zusammenfassenden Meldung empfangene Dienstleistungen aus der EU angeben?

Nein. Die zusammenfassende Meldung dient ausschließlich der Meldung von erbrachten Leistungen (also dem, was Sie in die EU liefern oder leisten). Empfangene Dienstleistungen aus der EU werden in der USt-Erklärung im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens ausgewiesen, aber nicht in die zusammenfassende Meldung aufgenommen.

Was passiert, wenn der Abnehmer keine gültige USt-ID hat?

Wenn der Abnehmer keine im VIES-System registrierte gültige USt-ID besitzt, können Sie bei der Warenlieferung in die EU keine Steuerbefreiung in Anspruch nehmen. In diesem Fall müssen Sie auf der Rechnung die tschechische USt ausweisen und die Transaktion nicht in der zusammenfassenden Meldung, sondern in der USt-Erklärung als regulären steuerpflichtigen Umsatz melden.

Wie korrigiere ich einen Fehler in einer bereits eingereichten zusammenfassenden Meldung?

Ist die Einreichungsfrist (25. des Monats) noch nicht abgelaufen, reichen Sie eine berichtigende Meldung ein, die die ursprüngliche vollständig ersetzt. Ist die Frist bereits abgelaufen, reichen Sie innerhalb von 15 Tagen nach Feststellung des Fehlers eine nachfolgende Meldung ein, in der Sie nur die korrigierten Zeilen angeben.

Gilt die zusammenfassende Meldung auch für Dienstleistungen, die über OSS (One Stop Shop) abgerechnet werden?

Nein. Dienstleistungen, die Sie über das OSS-Verfahren (One Stop Shop) versteuern, werden in der zusammenfassenden Meldung nicht angegeben.