Zálohová faktura: co to je a jak ji vystavit

Zálohové faktury patří k nejpoužívanějším, ale zároveň nejméně pochopeným dokumentům v podnikatelské praxi. Mnoho OSVČ si není jistých, kdy zálohovou fakturu vystavit, jak správně řešit DPH u záloh a jaký je vztah mezi zálohovou a vyúčtovací fakturou. Tento článek vám poskytne kompletní návod, jak se v problematice zálohových faktur zorientovat.

Co je zálohová faktura

Zálohová faktura (někdy označovaná jako proforma faktura) je dokument, kterým dodavatel žádá odběratele o zaplacení zálohy před dodáním zboží nebo poskytnutím služby. Je to v podstatě výzva k platbě.

Rozdíl mezi zálohovou fakturou a řádnou fakturou

Hlavní rozdíl spočívá v tom, že:

• Řádná faktura dokumentuje již uskutečněné plnění (dodání zboží, poskytnutí služby)
• Zálohová faktura je výzva k platbě před uskutečněním plnění
• Řádná faktura je daňový doklad (u plátce DPH), zálohová faktura nikoliv
• Na zálohovou fakturu se nevztahují povinné náležitosti daňového dokladu

Kdy se zálohová faktura používá

Zálohové faktury se v praxi používají v mnoha situacích:

• Zakázkové služby -- webdesign, programování, grafické práce
• Stavební práce -- před zahájením projektu
• Velké objednávky zboží -- zejména na zakázku
• Dlouhodobé projekty -- průběžné zálohy dle milníků
• Nový zákazník -- zajištění platby před investicí času

Jak vystavit zálohovou fakturu -- krok za krokem

Náležitosti zálohové faktury

Protože zálohová faktura není daňovým dokladem, nevztahují se na ni přísné zákonné požadavky na náležitosti. Přesto by měla obsahovat:

Povinné údaje

• Označení -- jasné označení "Zálohová faktura" nebo "Proforma faktura"
• Číslo dokladu -- unikátní identifikátor
• Datum vystavení
• Datum splatnosti
• Identifikace dodavatele -- jméno/název, adresa, IČO
• Identifikace odběratele -- jméno/název, adresa, IČO
• Popis plnění -- za co je záloha požadována
• Požadovaná částka
• Platební údaje -- číslo účtu, variabilní symbol

Doporučené údaje

• Odkaz na smlouvu nebo objednávku
• Informace o celkové ceně zakázky
• Procento zálohy z celkové ceny
• Podmínky pro vyúčtování

Zálohová faktura a DPH -- kompletní průvodce

Oblast DPH u záloh je jednou z nejsložitějších částí fakturace. Podívejme se na ni detailně.

Pokud NEJSTE plátce DPH

Situace je jednoduchá:

1. Vystavíte zálohovou fakturu (bez DPH, protože nejste plátce)
2. Odběratel zaplatí zálohu
3. Po dodání vystavíte vyúčtovací fakturu (bez DPH)
4. Odběratel doplatí rozdíl

Žádné speciální daňové doklady vystavovat nemusíte.

Pokud JSTE plátce DPH

Zde je postup složitější, protože přijetí zálohy je z pohledu DPH zdanitelným plněním:

Daňový doklad k přijaté platbě

Tento doklad je klíčový pro správné vypořádání DPH. Musí obsahovat:

• Označení "Daňový doklad k přijaté platbě" nebo "Daňový doklad k přijaté úplatě"
• Evidenční číslo dokladu
• Identifikační údaje dodavatele a odběratele (včetně DIČ)
• Datum vystavení a datum přijetí platby
• Přijatou částku
• Základ daně a výši DPH
• Sazbu DPH
• Odkaz na smlouvu nebo zálohovou fakturu

Vyúčtovací (konečná) faktura

Po uskutečnění plnění je nutné vystavit vyúčtovací fakturu. Ta uzavírá celý cyklus zálohové platby.

Co musí vyúčtovací faktura obsahovat

• Všechny standardní náležitosti daňového dokladu
• Celkovou cenu plnění (základ daně + DPH)
• Přehled přijatých záloh s odkazem na daňové doklady k přijatým platbám
• Odpočet přijatých záloh (základ daně i DPH zvlášť)
• Částku k doplacení (nebo přeplatek k vrácení)

Účtování zálohových faktur v daňové evidenci

Přijatá záloha (vy jste dodavatel)

V daňové evidenci se přijatá záloha zachycuje jako příjem v okamžiku přijetí platby na účet. Pozor -- jedná se o příjem, který ovlivňuje základ daně z příjmů.

Zaplacená záloha (vy jste odběratel)

Záloha, kterou jste zaplatili dodavateli, se v daňové evidenci zachycuje jako výdaj v okamžiku platby. Avšak:

• Záloha na zboží nebo službu, která dosud nebyla dodána, je zachycena jako výdaj ovlivňující základ daně až v momentě dodání (u metody skutečných výdajů)
• Při paušálních výdajích se tato otázka neřeší, protože výdaje se neuplatňují jednotlivě

Více záloh k jedné zakázce

U větších projektů je běžné vystavit více zálohových faktur postupně:

Vrácení zálohy

Co dělat, když zakázka nedojde k realizaci a zálohu je potřeba vrátit?

Postup při vrácení zálohy

1. Dohodněte se s odběratelem na vrácení zálohy
2. Pokud jste vystavili daňový doklad k přijaté platbě, musíte vystavit opravný daňový doklad (dobropis)
3. DPH z opravného dokladu opravíte v přiznání za období, ve kterém odběratel obdržel opravný doklad
4. Vraťte zálohu na účet odběratele

Co když se změní cena zakázky

Pokud se konečná cena liší od původně dohodnuté (a záloha převyšuje konečnou cenu), na vyúčtovací faktuře vykážete přeplatek a vrátíte odběrateli rozdíl.

Časté chyby u zálohových faktur

1. Zaměňování zálohové faktury s daňovým dokladem

Zálohová faktura nikdy není daňovým dokladem. Odběratel si z ní nemůže uplatnit odpočet DPH. Daňovým dokladem je až doklad k přijaté platbě.

2. Nevystavení daňového dokladu k přijaté platbě

Plátce DPH je povinen vystavit daňový doklad do 15 dnů od přijetí zálohy. Opomenutí může vést k pokutě ze strany finančního úřadu.

3. Špatný odpočet zálohy na vyúčtovací faktuře

Na vyúčtovací faktuře je nutné odečíst zálohu správně -- zvlášť základ daně a zvlášť DPH. Chyba v odpočtu může vést k duplicitnímu zdanění nebo naopak k neodvedení DPH.

4. Nesprávné datum zdanitelného plnění

U daňového dokladu k přijaté platbě je datem zdanitelného plnění den přijetí platby (nikoliv den vystavení zálohové faktury).

5. Záloha vyšší než konečná cena

Pokud záloha přesáhne konečnou cenu, vzniká přeplatek. Na vyúčtovací faktuře musí být přeplatek jasně vyčíslen a vrácen odběrateli.

Zálohová faktura v praxi: šablona

Pro správné vystavení zálohové faktury doporučujeme následující strukturu:

Jak vám DokladBot zjednoduší práci se zálohami

Správa zálohových faktur je jedna z administrativně nejnáročnějších oblastí fakturace. DokladBot vám pomůže:

• Automaticky sledovat stav záloh -- která byla zaplacena, ke které chybí daňový doklad
• Připomenout povinnost vystavit daňový doklad k přijaté platbě do 15 dnů
• Spočítat správný odpočet záloh na vyúčtovací faktuře
• Pohlídat správné DPH u každého kroku zálohového cyklu
• Archivovat všechny doklady na jednom místě

Stačí poslat fotku zálohové faktury přes WhatsApp a DokladBot se postará o evidenci a připomenutí dalších kroků.

Začněte s DokladBot ještě dnes -- dokladbot.cz

Často kladené otázky (FAQ)

Je zálohová faktura totéž co proforma faktura?

V české praxi se pojmy "zálohová faktura" a "proforma faktura" používají zaměnitelně. Oba označují výzvu k platbě, která není daňovým dokladem. Některé firmy rozlišují proformu (nezávazná cenová nabídka) od zálohové faktury (závazný požadavek na platbu), ale zákon takové rozlišení nedělá.

Musím vystavit zálohovou fakturu, nebo mohu zálohu požadovat jinak?

Zálohovou fakturu vystavovat nemusíte. Zálohu můžete požadovat na základě smlouvy, objednávky nebo jakékoliv jiné dohody. Zálohová faktura je však standardní a profesionální způsob, jak odběrateli sdělit platební údaje.

Co když odběratel zaplatí zálohu, ale já nedodám službu?

V takovém případě jste povinni zálohu vrátit. Pokud jste plátce DPH a vystavili jste daňový doklad k přijaté platbě, musíte vystavit opravný daňový doklad (dobropis) a vrátit odvedené DPH v příslušném přiznání.

Lze požadovat zálohu 100 % ceny?

Ano, zákon neomezuje výši zálohy. Záloha ve výši 100 % je běžná zejména u malých zakázek nebo u nových zákazníků. I v tomto případě je po dokončení nutné vystavit vyúčtovací fakturu (u plátce DPH).

Jak zálohu zachytím v daňovém přiznání k dani z příjmů?

V daňové evidenci se přijatá záloha zachycuje jako příjem v okamžiku přijetí peněz. V podvojném účetnictví se záloha účtuje na závazkový účet a do výnosů se promítne až při uskutečnění plnění.

Mohu vystavit zálohovou fakturu i jako neplátce DPH?

Ano. Jako neplátce DPH je postup dokonce jednodušší -- nemusíte vystavovat daňový doklad k přijaté platbě ani řešit odpočet DPH na vyúčtovací faktuře. Stačí zálohová faktura a konečná vyúčtovací faktura.

Jaká je promlčecí lhůta u záloh?

Promlčecí lhůta u záloh se řídí občanským zákoníkem a činí 3 roky od okamžiku, kdy se právo mohlo uplatnit poprvé. Pokud dodavatel službu nedodá, odběratel má právo požadovat vrácení zálohy po dobu 3 let.