Abschlagsrechnung: Was sie ist und wie man sie ausstellt

Abschlagsrechnungen gehören zu den meistgenutzten, aber gleichzeitig am wenigsten verstandenen Dokumenten in der unternehmerischen Praxis. Viele OSVČ sind unsicher, wann sie eine Abschlagsrechnung ausstellen sollen, wie die Umsatzsteuer bei Anzahlungen korrekt behandelt wird und welche Beziehung zwischen Abschlags- und Schlussrechnung besteht. Dieser Artikel bietet Ihnen einen vollständigen Leitfaden, um sich im Thema Abschlagsrechnungen zurechtzufinden.

Was ist eine Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung (manchmal auch als Proforma-Rechnung bezeichnet) ist ein Dokument, mit dem der Lieferant den Auftraggeber um die Zahlung einer Anzahlung vor der Lieferung der Ware oder der Erbringung der Dienstleistung bittet. Es handelt sich im Wesentlichen um eine Zahlungsaufforderung.

Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und regulärer Rechnung

Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass:

• Eine reguläre Rechnung eine bereits erbrachte Leistung dokumentiert (Warenlieferung, Dienstleistungserbringung)
• Eine Abschlagsrechnung eine Zahlungsaufforderung vor der Leistungserbringung ist
• Eine reguläre Rechnung ein Steuerdokument ist (bei USt-pflichtigen Unternehmern), eine Abschlagsrechnung hingegen nicht
• Für Abschlagsrechnungen die gesetzlichen Pflichtangaben für Steuerdokumente nicht gelten

Wann wird eine Abschlagsrechnung verwendet

Abschlagsrechnungen werden in der Praxis in vielen Situationen eingesetzt:

• Auftragsdienstleistungen – Webdesign, Programmierung, Grafikarbeiten
• Bauarbeiten – vor Projektbeginn
• Große Warenbestellungen – insbesondere Sonderanfertigungen
• Langfristige Projekte – laufende Anzahlungen nach Meilensteinen
• Neukunden – Absicherung der Zahlung vor dem Arbeitsbeginn

Wie man eine Abschlagsrechnung ausstellt – Schritt für Schritt

Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung

Da eine Abschlagsrechnung kein Steuerdokument ist, gelten für sie nicht die strengen gesetzlichen Anforderungen an Pflichtangaben. Dennoch sollte sie folgendes enthalten:

Pflichtangaben

• Bezeichnung – eindeutige Bezeichnung als „Abschlagsrechnung" oder „Proforma-Rechnung"
• Belegnummer – eindeutiger Identifikator
• Ausstellungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Identifikation des Lieferanten – Name/Firma, Adresse, IČO
• Identifikation des Auftraggebers – Name/Firma, Adresse, IČO
• Leistungsbeschreibung – wofür die Anzahlung angefordert wird
• Angeforderter Betrag
• Zahlungsdaten – Kontonummer, Verwendungszweck/Variabelsymbol

Empfohlene Angaben

• Verweis auf Vertrag oder Bestellung
• Informationen zum Gesamtpreis des Auftrags
• Anzahlung als Prozentsatz des Gesamtpreises
• Abrechnungsbedingungen

Abschlagsrechnung und Umsatzsteuer – vollständiger Leitfaden

Die Umsatzsteuer bei Anzahlungen ist einer der komplexesten Bereiche der Rechnungsstellung. Sehen wir uns das im Detail an.

Wenn Sie KEIN Umsatzsteuerpflichtiger sind

Die Situation ist unkompliziert:

1. Sie stellen eine Abschlagsrechnung aus (ohne USt, da Sie kein Steuerpflichtiger sind)
2. Der Auftraggeber zahlt die Anzahlung
3. Nach der Lieferung stellen Sie die Schlussrechnung aus (ohne USt)
4. Der Auftraggeber zahlt den Restbetrag

Es müssen keine speziellen Steuerdokumente ausgestellt werden.

Wenn Sie Umsatzsteuerpflichtiger SIND

Hier ist der Ablauf komplexer, da der Erhalt einer Anzahlung aus umsatzsteuerlicher Sicht ein steuerpflichtiger Umsatz ist:

Steuerbeleg zur erhaltenen Zahlung

Dieses Dokument ist für die korrekte Abrechnung der Umsatzsteuer entscheidend. Es muss folgendes enthalten:

• Bezeichnung „Steuerbeleg zur erhaltenen Zahlung"
• Belegnummer
• Identifikationsdaten von Lieferant und Auftraggeber (einschließlich USt-IdNr.)
• Ausstellungsdatum und Datum des Zahlungseingangs
• Erhaltener Betrag
• Steuerbemessungsgrundlage und USt-Betrag
• Steuersatz
• Verweis auf Vertrag oder Abschlagsrechnung

Schlussrechnung (Endrechnung)

Nach der Leistungserbringung ist die Ausstellung einer Schlussrechnung erforderlich. Diese schließt den gesamten Anzahlungszyklus ab.

Was die Schlussrechnung enthalten muss

• Alle Standardpflichtangaben eines Steuerdokuments
• Gesamtpreis der Leistung (Bemessungsgrundlage + USt)
• Übersicht der erhaltenen Anzahlungen mit Verweis auf die Steuerbelege zu den erhaltenen Zahlungen
• Abzug der erhaltenen Anzahlungen (Bemessungsgrundlage und USt separat)
• Restbetrag (oder Guthaben zur Rückerstattung)

Verbuchung von Abschlagsrechnungen in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Erhaltene Anzahlung (Sie sind der Lieferant)

In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird eine erhaltene Anzahlung als Einnahme im Zeitpunkt des Geldeingangs auf dem Konto erfasst. Achtung – es handelt sich um eine Einnahme, die die Einkommensteuerbemessungsgrundlage beeinflusst.

Geleistete Anzahlung (Sie sind der Auftraggeber)

Eine Anzahlung, die Sie an den Lieferanten geleistet haben, wird in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Ausgabe im Zeitpunkt der Zahlung erfasst. Dabei gilt jedoch:

• Eine Anzahlung für Waren oder Dienstleistungen, die noch nicht geliefert wurden, wird als ausgabenwirksame Ausgabe erst im Zeitpunkt der Lieferung berücksichtigt (bei der Methode der tatsächlichen Ausgaben)
• Bei Pauschalausgaben stellt sich diese Frage nicht, da Ausgaben nicht einzeln geltend gemacht werden

Mehrere Anzahlungen zu einem Auftrag

Bei größeren Projekten ist es üblich, mehrere Abschlagsrechnungen nacheinander auszustellen:

Rückerstattung einer Anzahlung

Was tun, wenn ein Auftrag nicht zustande kommt und die Anzahlung zurückerstattet werden muss?

Vorgehensweise bei der Rückerstattung

1. Einigen Sie sich mit dem Auftraggeber auf die Rückerstattung der Anzahlung
2. Wenn Sie einen Steuerbeleg zur erhaltenen Zahlung ausgestellt haben, müssen Sie eine Korrekturrechnung (Gutschrift) ausstellen
3. Die USt aus der Korrekturrechnung korrigieren Sie in der Voranmeldung für den Zeitraum, in dem der Auftraggeber die Korrekturrechnung erhalten hat
4. Überweisen Sie die Anzahlung auf das Konto des Auftraggebers zurück

Was tun, wenn sich der Auftragspreis ändert

Wenn der Endpreis vom ursprünglich vereinbarten abweicht und die Anzahlung den Endpreis übersteigt, weisen Sie auf der Schlussrechnung ein Guthaben aus und erstatten dem Auftraggeber die Differenz zurück.

Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen

1. Verwechslung von Abschlagsrechnung und Steuerdokument

Eine Abschlagsrechnung ist niemals ein Steuerdokument. Der Auftraggeber kann daraus keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Steuerdokument ist erst der Beleg zur erhaltenen Zahlung.

2. Fehlender Steuerbeleg zur erhaltenen Zahlung

Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer ist verpflichtet, innerhalb von 15 Tagen nach Erhalt der Anzahlung einen Steuerbeleg auszustellen. Das Versäumnis kann zu einer Strafe durch das Finanzamt führen.

3. Falscher Abzug der Anzahlung auf der Schlussrechnung

Auf der Schlussrechnung muss die Anzahlung korrekt abgezogen werden – Bemessungsgrundlage und USt jeweils separat. Ein Fehler beim Abzug kann zu einer doppelten Besteuerung oder umgekehrt zu einer nicht abgeführten USt führen.

4. Falsches Datum des steuerpflichtigen Umsatzes

Beim Steuerbeleg zur erhaltenen Zahlung ist das Datum des steuerpflichtigen Umsatzes der Tag des Zahlungseingangs (nicht das Ausstellungsdatum der Abschlagsrechnung).

5. Anzahlung höher als der Endpreis

Übersteigt die Anzahlung den Endpreis, entsteht ein Guthaben. Auf der Schlussrechnung muss das Guthaben klar ausgewiesen und dem Auftraggeber zurückerstattet werden.

Abschlagsrechnung in der Praxis: Vorlage

Für die korrekte Ausstellung einer Abschlagsrechnung empfehlen wir folgende Struktur:

Wie DokladBot Ihre Arbeit mit Anzahlungen vereinfacht

Die Verwaltung von Abschlagsrechnungen ist einer der administrativ aufwändigsten Bereiche der Rechnungsstellung. DokladBot hilft Ihnen dabei:

• Automatisch den Status von Anzahlungen zu verfolgen – welche wurde bezahlt, für welche fehlt noch der Steuerbeleg
• Daran zu erinnern, dass ein Steuerbeleg zur erhaltenen Zahlung innerhalb von 15 Tagen ausgestellt werden muss
• Den korrekten Abzug von Anzahlungen auf der Schlussrechnung zu berechnen
• Die korrekte USt bei jedem Schritt des Anzahlungszyklus sicherzustellen
• Alle Belege an einem Ort zu archivieren

Senden Sie einfach ein Foto der Abschlagsrechnung per WhatsApp, und DokladBot kümmert sich um die Erfassung und die Erinnerung an die nächsten Schritte.

Starten Sie noch heute mit DokladBot – dokladbot.cz

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist eine Abschlagsrechnung dasselbe wie eine Proforma-Rechnung?

In der tschechischen Praxis werden die Begriffe „Abschlagsrechnung" und „Proforma-Rechnung" synonym verwendet. Beide bezeichnen eine Zahlungsaufforderung, die kein Steuerdokument ist. Manche Unternehmen unterscheiden zwischen einer Proforma-Rechnung (unverbindliches Preisangebot) und einer Abschlagsrechnung (verbindliche Zahlungsaufforderung), doch das Gesetz macht eine solche Unterscheidung nicht.

Muss ich eine Abschlagsrechnung ausstellen, oder kann ich eine Anzahlung auch anders anfordern?

Eine Abschlagsrechnung muss nicht zwingend ausgestellt werden. Eine Anzahlung kann auch auf Basis eines Vertrags, einer Bestellung oder einer anderen Vereinbarung angefordert werden. Die Abschlagsrechnung ist jedoch der übliche und professionelle Weg, dem Auftraggeber die Zahlungsdaten mitzuteilen.

Was passiert, wenn der Auftraggeber die Anzahlung zahlt, ich die Leistung aber nicht erbringe?

In diesem Fall sind Sie verpflichtet, die Anzahlung zurückzuerstatten. Wenn Sie als USt-pflichtiger Unternehmer einen Steuerbeleg zur erhaltenen Zahlung ausgestellt haben, müssen Sie eine Korrekturrechnung (Gutschrift) ausstellen und die abgeführte USt in der entsprechenden Voranmeldung korrigieren.

Kann eine Anzahlung in Höhe von 100 % des Preises verlangt werden?

Ja, das Gesetz begrenzt die Höhe der Anzahlung nicht. Eine Anzahlung von 100 % ist insbesondere bei kleineren Aufträgen oder bei Neukunden üblich. Auch in diesem Fall muss nach Fertigstellung eine Schlussrechnung ausgestellt werden (bei USt-pflichtigen Unternehmern).

Wie erfasse ich die Anzahlung in der Einkommensteuererklärung?

In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird eine erhaltene Anzahlung als Einnahme im Zeitpunkt des Geldeingangs erfasst. In der doppelten Buchführung wird die Anzahlung auf einem Verbindlichkeitskonto gebucht und erst bei Leistungserbringung in den Ertrag umgebucht.

Kann ich als Nicht-Umsatzsteuerpflichtiger eine Abschlagsrechnung ausstellen?

Ja. Als Nicht-Umsatzsteuerpflichtiger ist der Ablauf sogar einfacher – Sie müssen weder einen Steuerbeleg zur erhaltenen Zahlung ausstellen noch den USt-Abzug auf der Schlussrechnung berücksichtigen. Es genügen die Abschlagsrechnung und die abschließende Schlussrechnung.

Wie lange gilt die Verjährungsfrist bei Anzahlungen?

Die Verjährungsfrist bei Anzahlungen richtet sich nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch und beträgt 3 Jahre ab dem Zeitpunkt, an dem das Recht erstmals hätte geltend gemacht werden können. Wenn der Lieferant die Leistung nicht erbringt, hat der Auftraggeber das Recht, die Rückerstattung der Anzahlung innerhalb von 3 Jahren zu verlangen.