Faktura zaliczkowa: czym jest i jak ją wystawić

Faktury zaliczkowe należą do najczęściej używanych, a zarazem najmniej rozumianych dokumentów w praktyce biznesowej. Wielu przedsiębiorców nie jest pewnych, kiedy wystawić fakturę zaliczkową, jak prawidłowo rozliczać VAT od zaliczek i jaki jest związek między fakturą zaliczkową a fakturą rozliczeniową. Ten artykuł dostarczy Ci kompletnego przewodnika, który pomoże odnaleźć się w tematyce faktur zaliczkowych.

Czym jest faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa (nazywana czasem fakturą proforma) to dokument, którym dostawca wzywa odbiorcę do zapłaty zaliczki przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. Jest to w istocie wezwanie do zapłaty.

Różnica między fakturą zaliczkową a fakturą zwykłą

Główna różnica polega na tym, że:

• Faktura zwykła dokumentuje już wykonane świadczenie (dostawę towaru, wykonanie usługi)
• Faktura zaliczkowa jest wezwaniem do zapłaty przed wykonaniem świadczenia
• Faktura zwykła jest dokumentem podatkowym (u podatnika VAT), faktura zaliczkowa nie
• Faktura zaliczkowa nie podlega obowiązkowym wymogom dotyczącym treści dokumentu podatkowego

Kiedy stosuje się fakturę zaliczkową

Faktury zaliczkowe są w praktyce stosowane w wielu sytuacjach:

• Usługi na zamówienie -- webdesign, programowanie, prace graficzne
• Roboty budowlane -- przed rozpoczęciem projektu
• Duże zamówienia towarów -- zwłaszcza na zamówienie
• Projekty długoterminowe -- bieżące zaliczki według kamieni milowych
• Nowy klient -- zabezpieczenie płatności przed inwestycją czasu

Jak wystawić fakturę zaliczkową -- krok po kroku

Elementy faktury zaliczkowej

Ponieważ faktura zaliczkowa nie jest dokumentem podatkowym, nie obowiązują jej surowe wymogi ustawowe dotyczące treści. Mimo to powinna zawierać:

Dane obowiązkowe

• Oznaczenie -- wyraźne oznaczenie "Faktura zaliczkowa" lub "Faktura proforma"
• Numer dokumentu -- unikalny identyfikator
• Data wystawienia
• Termin płatności
• Dane dostawcy -- imię i nazwisko/nazwa, adres, NIP
• Dane odbiorcy -- imię i nazwisko/nazwa, adres, NIP
• Opis świadczenia -- za co jest pobierana zaliczka
• Żądana kwota
• Dane do płatności -- numer rachunku bankowego, tytuł przelewu

Dane zalecane

• Odniesienie do umowy lub zamówienia
• Informacja o łącznej cenie zlecenia
• Procentowy udział zaliczki w łącznej cenie
• Warunki rozliczenia końcowego

Faktura zaliczkowa a VAT -- kompletny przewodnik

Kwestia VAT od zaliczek należy do najtrudniejszych zagadnień w fakturowaniu. Przyjrzyjmy się jej szczegółowo.

Jeśli NIE jesteś podatnikiem VAT

Sytuacja jest prosta:

1. Wystawiasz fakturę zaliczkową (bez VAT, bo nie jesteś podatnikiem)
2. Odbiorca płaci zaliczkę
3. Po dostawie wystawiasz fakturę rozliczeniową (bez VAT)
4. Odbiorca dopłaca różnicę

Nie musisz wystawiać żadnych specjalnych dokumentów podatkowych.

Jeśli JESTEŚ podatnikiem VAT

Tutaj procedura jest bardziej złożona, ponieważ otrzymanie zaliczki jest z punktu widzenia VAT czynnością opodatkowaną:

Faktura VAT do otrzymanej płatności

Ten dokument jest kluczowy dla prawidłowego rozliczenia VAT. Musi zawierać:

• Oznaczenie "Faktura VAT do otrzymanej płatności" lub "Dokument podatkowy do otrzymanej zapłaty"
• Numer ewidencyjny dokumentu
• Dane identyfikacyjne dostawcy i odbiorcy (w tym NIP)
• Datę wystawienia i datę otrzymania płatności
• Otrzymaną kwotę
• Podstawę opodatkowania i kwotę VAT
• Stawkę VAT
• Odniesienie do umowy lub faktury zaliczkowej

Faktura rozliczeniowa (końcowa)

Po wykonaniu świadczenia konieczne jest wystawienie faktury rozliczeniowej. Zamyka ona cały cykl płatności zaliczkowej.

Co musi zawierać faktura rozliczeniowa

• Wszystkie standardowe elementy dokumentu podatkowego
• Łączną cenę świadczenia (podstawa opodatkowania + VAT)
• Zestawienie otrzymanych zaliczek z odniesieniem do dokumentów podatkowych do otrzymanych płatności
• Odliczenie otrzymanych zaliczek (osobno podstawa opodatkowania i osobno VAT)
• Kwotę do dopłaty (lub nadpłatę do zwrotu)

Ewidencja faktur zaliczkowych w księdze przychodów i rozchodów

Otrzymana zaliczka (jesteś dostawcą)

W księdze przychodów i rozchodów otrzymana zaliczka jest ujmowana jako przychód w momencie wpłynięcia środków na rachunek. Uwaga -- jest to przychód wpływający na podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.

Zapłacona zaliczka (jesteś odbiorcą)

Zaliczka zapłacona dostawcy jest ujmowana w księdze przychodów i rozchodów jako wydatek w momencie płatności. Jednak:

• Zaliczka na towar lub usługę, która nie została jeszcze dostarczona, jest ujmowana jako wydatek wpływający na podstawę opodatkowania dopiero w momencie dostawy (przy metodzie kosztów rzeczywistych)
• Przy ryczałtowych kosztach kwestia ta nie jest rozstrzygana, ponieważ wydatki nie są rozliczane indywidualnie

Kilka zaliczek do jednego zlecenia

Przy większych projektach często wystawia się kilka faktur zaliczkowych etapami:

Zwrot zaliczki

Co zrobić, gdy zlecenie nie dojdzie do realizacji i zaliczkę trzeba zwrócić?

Procedura zwrotu zaliczki

1. Uzgodnij z odbiorcą zwrot zaliczki
2. Jeśli wystawiłeś fakturę VAT do otrzymanej płatności, musisz wystawić fakturę korygującą (notę kredytową)
3. VAT z faktury korygującej koregujesz w deklaracji za okres, w którym odbiorca otrzymał fakturę korygującą
4. Zwróć zaliczkę na rachunek bankowy odbiorcy

Co jeśli zmieni się cena zlecenia

Jeśli cena końcowa różni się od pierwotnie uzgodnionej (a zaliczka przewyższa cenę końcową), na fakturze rozliczeniowej wykazujesz nadpłatę i zwracasz odbiorcy różnicę.

Częste błędy przy fakturach zaliczkowych

1. Mylenie faktury zaliczkowej z dokumentem podatkowym

Faktura zaliczkowa nigdy nie jest dokumentem podatkowym. Odbiorca nie może na jej podstawie odliczyć VAT. Dokumentem podatkowym jest dopiero faktura VAT do otrzymanej płatności.

2. Niewystawienie faktury VAT do otrzymanej płatności

Podatnik VAT jest zobowiązany wystawić dokument podatkowy w ciągu 15 dni od otrzymania zaliczki. Zaniechanie może skutkować karą ze strony urzędu skarbowego.

3. Błędne odliczenie zaliczki na fakturze rozliczeniowej

Na fakturze rozliczeniowej zaliczkę należy odliczyć prawidłowo -- osobno podstawę opodatkowania i osobno VAT. Błąd w odliczeniu może prowadzić do podwójnego opodatkowania lub nieodprowadzenia VAT.

4. Błędna data czynności opodatkowanej

W fakturze VAT do otrzymanej płatności datą czynności opodatkowanej jest dzień otrzymania płatności (nie dzień wystawienia faktury zaliczkowej).

5. Zaliczka wyższa niż cena końcowa

Jeśli zaliczka przekroczy cenę końcową, powstaje nadpłata. Na fakturze rozliczeniowej nadpłata musi być wyraźnie wyszczególniona i zwrócona odbiorcy.

Faktura zaliczkowa w praktyce: szablon

Do prawidłowego wystawienia faktury zaliczkowej zalecamy następującą strukturę:

Jak DokladBot ułatwi Ci pracę z zaliczkami

Zarządzanie fakturami zaliczkowymi to jeden z najbardziej wymagających administracyjnie obszarów fakturowania. DokladBot pomoże Ci:

• Automatycznie śledzić status zaliczek -- która została opłacona, do której brakuje dokumentu podatkowego
• Przypominać o obowiązku wystawienia faktury VAT do otrzymanej płatności w ciągu 15 dni
• Obliczać prawidłowe odliczenie zaliczek na fakturze rozliczeniowej
• Pilnować prawidłowego VAT na każdym etapie cyklu zaliczkowego
• Archiwizować wszystkie dokumenty w jednym miejscu

Wystarczy wysłać zdjęcie faktury zaliczkowej przez WhatsApp, a DokladBot zajmie się ewidencją i przypomni o kolejnych krokach.

Zacznij korzystać z DokladBot już dziś -- dokladbot.cz

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy faktura zaliczkowa to to samo co faktura proforma?

W praktyce czeskiej pojęcia "faktura zaliczkowa" i "faktura proforma" są używane zamiennie. Oba oznaczają wezwanie do zapłaty, które nie jest dokumentem podatkowym. Niektóre firmy rozróżniają proformę (niezobowiązująca oferta cenowa) od faktury zaliczkowej (wiążące żądanie zapłaty), jednak ustawa takiego rozróżnienia nie wprowadza.

Czy muszę wystawiać fakturę zaliczkową, czy mogę żądać zaliczki w inny sposób?

Wystawienie faktury zaliczkowej nie jest obowiązkowe. Zaliczki możesz żądać na podstawie umowy, zamówienia lub jakiegokolwiek innego porozumienia. Faktura zaliczkowa jest jednak standardowym i profesjonalnym sposobem na przekazanie odbiorcy danych do płatności.

Co jeśli odbiorca zapłaci zaliczkę, a ja nie wykonam usługi?

W takim przypadku jesteś zobowiązany zwrócić zaliczkę. Jeśli jesteś podatnikiem VAT i wystawiłeś fakturę VAT do otrzymanej płatności, musisz wystawić fakturę korygującą (notę kredytową) i zwrócić odprowadzony VAT w odpowiedniej deklaracji.

Czy można żądać zaliczki w wysokości 100% ceny?

Tak, ustawa nie ogranicza wysokości zaliczki. Zaliczka w wysokości 100% jest powszechna zwłaszcza przy małych zleceniach lub nowych klientach. Również w tym przypadku po zakończeniu realizacji konieczne jest wystawienie faktury rozliczeniowej (u podatnika VAT).

Jak ująć zaliczkę w zeznaniu podatkowym PIT?

W księdze przychodów i rozchodów otrzymana zaliczka jest ujmowana jako przychód w momencie otrzymania środków. W księgowości pełnej zaliczka jest księgowana na koncie zobowiązań i wpływa na przychody dopiero w momencie wykonania świadczenia.

Czy mogę wystawić fakturę zaliczkową jako podmiot niebędący podatnikiem VAT?

Tak. Jako podmiot niebędący podatnikiem VAT procedura jest jeszcze prostsza -- nie musisz wystawiać faktury VAT do otrzymanej płatności ani rozliczać odliczenia VAT na fakturze rozliczeniowej. Wystarczy faktura zaliczkowa i końcowa faktura rozliczeniowa.

Jaki jest termin przedawnienia roszczeń dotyczących zaliczek?

Termin przedawnienia roszczeń dotyczących zaliczek reguluje kodeks cywilny i wynosi 3 lata od momentu, w którym prawo mogło być po raz pierwszy dochodzone. Jeśli dostawca nie wykona usługi, odbiorca ma prawo żądać zwrotu zaliczki przez 3 lata.