První zaměstnanec: registrační povinnosti
Najímáte prvního zaměstnance? Jako OSVČ tím vstupujete do úplně nové role - stáváte se zaměstnavatelem. A s tím přichází celá řada povinností, které musíte splnit ještě před tím, než váš nový kolega nastoupí do práce. Registrace u České správy sociálního zabezpečení, přihlášení u zdravotní pojišťovny, oznámení finančnímu úřadu, zajištění bezpečnosti práce a od dubna 2026 také nové Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ). V tomto průvodci vás provedeme celým procesem krok za krokem, abyste nic neopomněli a vyhnuli se pokutám.
Proč je přijetí prvního zaměstnance tak zásadní krok
Dokud podnikáte jako OSVČ bez zaměstnanců, vaše administrativní povinnosti se omezují na daňovou evidenci, zálohy na pojistné a jednou ročně daňové přiznání s přehledy. V momentě, kdy přijmete prvního zaměstnance, se situace dramaticky mění:
- Stáváte se plátcem pojistného za zaměstnance (sociální i zdravotní pojištění).
- Musíte srážet a odvádět zálohy na daň z příjmů ze závislé činnosti.
- Přebíráte odpovědnost za bezpečnost a ochranu zdraví při práci (BOZP).
- Musíte vést mzdovou agendu a podávat pravidelná hlášení.
- Od dubna 2026 podáváte Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ).
Klíčové lhůty pro zaměstnavatele
Většina registračních povinností má lhůtu 8 kalendářních dnů od nástupu zaměstnance. U finančního úřadu je lhůta 8 dnů od vzniku povinnosti srážet daň. Nedodržení lhůt je přestupek, za který hrozí pokuta. Od 1. dubna 2026 navíc platí povinnost přihlásit zaměstnance ještě před nástupem do práce v rámci nového systému JMHZ.
Krok 1: Registrace u České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ)
Registrace u ČSSZ je první a nejdůležitější krok. Jako nový zaměstnavatel se musíte přihlásit do evidence zaměstnavatelů u místně příslušné Okresní správy sociálního zabezpečení (OSSZ).
Co musíte udělat
📋Registrace u OSSZ jako zaměstnavatel
Přihlášení zaměstnance
Každého zaměstnance musíte u OSSZ přihlásit na tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání (ONZ). Tiskopis obsahuje údaje o zaměstnanci, druhu pracovního vztahu a datu nástupu.
Nová povinnost od 1. dubna 2026
Od 1. dubna 2026 se zavádí systém Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ). Všichni zaměstnanci musí být nově registrováni v evidenci zaměstnanců nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce. Při zvolení varianty částečného přihlášení je pak nutné dohlásit zbývající údaje ve lhůtě 8 dnů po nástupu. Stávající zaměstnavatelé musí provést doregistraci údajů do 15. dubna 2026.
Co je Jednotné měsíční hlášení (JMHZ)
JMHZ je zcela nový systém, který od roku 2026 nahrazuje dosavadní roztříštěné hlášení různým institucím jedním souhrnným elektronickým podáním. Zákon nabyl účinnosti 1. ledna 2026, ostrý provoz startuje 1. dubna 2026.
📊JMHZ - klíčové termíny
Odvody sociálního pojištění za zaměstnance
Jako zaměstnavatel odvádíte za zaměstnance pojistné na sociální zabezpečení v celkové výši 24,8 % z hrubé mzdy zaměstnance (z toho 6,5 % srazíte zaměstnanci, 24,8 % je celkový odvod zahrnující část zaměstnavatele i zaměstnance). Pojistné je splatné od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce.
Sociální pojištění - sazby 2026
Sazba zaměstnavatele: 24,8 % z hrubé mzdy
Z toho:
- Důchodové pojištění: 21,5 %
- Nemocenské pojištění: 2,1 %
- Příspěvek na státní politiku zaměstnanosti: 1,2 %
Sazba zaměstnance (srážíte ze mzdy): 7,1 %
Celkem odvod ze mzdy: 31,9 %
Pojistné je splatné od 1. do 20. dne následujícího měsíce.
Krok 2: Registrace u zdravotní pojišťovny zaměstnance
Zaměstnavatel se musí přihlásit u každé zdravotní pojišťovny, u které jsou pojištěni jeho zaměstnanci. Pokud máte jednoho zaměstnance, registrujete se u jedné pojišťovny. Pokud máte dva zaměstnance u různých pojišťoven, registrujete se u obou.
Postup registrace
📋Registrace u zdravotní pojišťovny jako zaměstnavatel
Odvody zdravotního pojištění
Zdravotní pojištění - sazby 2026
Celková sazba: 13,5 % z hrubé mzdy
Z toho:
- Zaměstnavatel: 9 %
- Zaměstnanec (srážíte ze mzdy): 4,5 %
Minimální vyměřovací základ zaměstnance: minimální mzda (18 900 Kč v roce 2026)
Pokud je hrubá mzda zaměstnance nižší než minimální mzda, doplatek do minima hradí zaměstnanec.
Pojistné je splatné od 1. do 20. dne následujícího měsíce.
Pozor na změnu zdravotní pojišťovny
Zaměstnanec může změnit zdravotní pojišťovnu vždy k 1. lednu nebo k 1. červenci. Je povinen vás o změně informovat do 8 dnů. Vy pak musíte zaměstnance odhlásit u původní pojišťovny a přihlásit u nové - a případně se sami jako zaměstnavatel zaregistrovat u nové pojišťovny, pokud u ní dosud nemáte žádného zaměstnance.
Krok 3: Registrace na finančním úřadě
Přijetím zaměstnance se stáváte plátcem daně z příjmů ze závislé činnosti. Musíte se zaregistrovat u místně příslušného finančního úřadu.
Co registrovat
📋Daňová registrace zaměstnavatele
Srážková daň vs. zálohová daň
Zálohová daň (15 % / 23 %) se uplatní u zaměstnanců, kteří podepsali Prohlášení poplatníka k dani (tzv. růžový formulář). Zaměstnanec může uplatnit slevy na dani.
Srážková daň (15 %) se uplatní u příjmů z DPP do 10 000 Kč měsíčně u zaměstnance, který nepodepsal Prohlášení poplatníka. Daň je konečná, příjem se nezahrnuje do daňového přiznání zaměstnance.
Povinnosti plátce daně z příjmů ze závislé činnosti
Po registraci máte jako plátce tyto průběžné povinnosti:
| Povinnost | Frekvence | Lhůta | |-----------|-----------|-------| | Odvod zálohy na daň z příjmů | Měsíčně | Do 20. dne následujícího měsíce | | Odvod srážkové daně | Měsíčně | Do konce následujícího měsíce | | Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti | Ročně | Do 20. března (za předchozí rok) | | Vyúčtování srážkové daně | Ročně | Do 2. dubna (za předchozí rok) | | Roční zúčtování daně zaměstnanců | Ročně | Do 15. března (na žádost zaměstnance) |
Krok 4: Pracovní smlouva a další dokumenty
Před nástupem zaměstnance musíte mít připraveny a podepsány klíčové dokumenty.
Povinné dokumenty
📋Dokumenty při nástupu zaměstnance
Povinné náležitosti pracovní smlouvy
Pracovní smlouva musí podle § 34 zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.) obsahovat minimálně:
- Druh práce - co bude zaměstnanec vykonávat.
- Místo výkonu práce - kde bude pracovat.
- Den nástupu do práce - od kdy pracovní poměr vzniká.
Zkušební doba
Zkušební dobu je nutné sjednat písemně a nejpozději v den nástupu do práce. Maximální délka je 3 měsíce (u vedoucích zaměstnanců 6 měsíců). Zkušební doba nesmí přesáhnout polovinu sjednané doby pracovního poměru na dobu určitou.
Krok 5: Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP)
Zajištění BOZP je zákonnou povinností každého zaměstnavatele od prvního zaměstnance. Náklady na BOZP hradí vždy zaměstnavatel - nesmí je přenášet na zaměstnance.
Základní povinnosti BOZP
📋Co musíte zajistit v oblasti BOZP
Kdo může provádět školení BOZP?
Školení BOZP může provádět sám zaměstnavatel, pokud má k tomu potřebné znalosti. U zaměstnavatele s více než 25 zaměstnanci musí úkoly v prevenci rizik zajišťovat odborně způsobilá osoba (technik BOZP). OSVČ s jedním až několika zaměstnanci tedy mohou školení provádět sami, pokud znají příslušné předpisy pro danou práci.
Pracovnělékařské služby
Od prvního zaměstnance musíte mít uzavřenou smlouvu s poskytovatelem pracovnělékařských služeb (PLS). Před nástupem do práce musí zaměstnanec absolvovat vstupní lékařskou prohlídku a být uznán zdravotně způsobilým. Náklady na prohlídku hradí zaměstnavatel.
📊Druhy lékařských prohlídek zaměstnanců
Krok 6: Zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele
Každý zaměstnavatel, který zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance, je ze zákona povinen mít sjednáno zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání.
Zákonné pojištění je povinné
Toto pojištění vzniká automaticky ze zákona v momentě, kdy přijmete prvního zaměstnance. Nemusíte uzavírat zvláštní smlouvu - pojištění vzniká přímo ze zákona. Pojistné odvádíte příslušné pojišťovně (Kooperativa pojišťovna nebo Česká pojišťovna - podle data vzniku pojištění). Sazba se liší podle převažující činnosti zaměstnavatele (od 2,8 promile do 50,4 promile z úhrnu hrubých mezd).
Krok 7: Mzdová agenda - co musíte každý měsíc
Jakmile máte zaměstnance, každý měsíc vás čeká mzdová agenda. Pokud nemáte zkušenosti s výpočtem mezd, důrazně doporučujeme využít mzdový software nebo spolupráci s účetní/mzdovou firmou.
Měsíční povinnosti zaměstnavatele
| Povinnost | Termín | Komu | |-----------|--------|------| | Výpočet čisté mzdy a výplatní pásky | K výplatnímu termínu | Zaměstnanci | | Výplata mzdy | Dle smlouvy (nejpozději v následujícím měsíci) | Zaměstnanci | | Odvod pojistného na sociální zabezpečení | Do 20. dne následujícího měsíce | OSSZ | | Odvod pojistného na zdravotní pojištění | Do 20. dne následujícího měsíce | Zdravotní pojišťovně | | Odvod zálohy na daň z příjmů | Do 20. dne následujícího měsíce | Finančnímu úřadu | | Podání přehledu o platbě pojistného (zdravotní pojištění) | Do 20. dne následujícího měsíce | Zdravotní pojišťovně | | Podání JMHZ (od dubna 2026) | Do 20. dne následujícího měsíce | ČSSZ (centrálně) |
Příklad: Náklady na zaměstnance s hrubou mzdou 30 000 Kč
Hrubá mzda zaměstnance: 30 000 Kč
Odvody zaměstnavatele (nad rámec hrubé mzdy):
- Sociální pojištění (24,8 %): 7 440 Kč
- Zdravotní pojištění (9 %): 2 700 Kč
- Celkem odvody zaměstnavatele: 10 140 Kč
Celkové náklady zaměstnavatele na zaměstnance: 40 140 Kč
Srážky ze mzdy zaměstnance:
- Sociální pojištění (7,1 %): 2 130 Kč
- Zdravotní pojištění (4,5 %): 1 350 Kč
- Záloha na daň (15 % po odečtení slev): cca 1 808 Kč (se základní slevou na poplatníka)
- Čistá mzda zaměstnance: cca 24 712 Kč
Kompletní checklist: přijetí prvního zaměstnance
Aby vám nic neuniklo, zde je souhrnný přehled všech kroků:
📋Checklist pro přijetí prvního zaměstnance
Nejčastější otázky (FAQ)
Musím se registrovat jako zaměstnavatel, i když zaměstnávám jen na dohodu o provedení práce (DPP)?
Ano. I zaměstnanci na DPP jsou zaměstnanci ve smyslu zákoníku práce. Musíte se registrovat u OSSZ, zdravotní pojišťovny i finančního úřadu. U DPP do 10 000 Kč měsíčně se neodvádí sociální a zdravotní pojištění, ale povinnost registrace jako zaměstnavatel zůstává.
Kolik stojí zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele?
Výše pojistného závisí na převažující činnosti zaměstnavatele a celkovém objemu vyplacených hrubých mezd. Sazba se pohybuje od 2,8 promile (kancelářské práce) do 50,4 promile (těžba, stavebnictví). Pro typickou kancelářskou práci s jedním zaměstnáním s hrubou mzdou 30 000 Kč činí pojistné přibližně 84 Kč měsíčně.
Mohu mzdovou agendu dělat sám, nebo musím mít účetní?
Zákon nevyžaduje, abyste mzdovou agendu svěřili profesionálovi. Můžete ji vést sami, pokud máte dostatečné znalosti. Vzhledem ke složitosti mzdových předpisů, pravidelným změnám legislativy a hrozícím sankcím za chyby však většina malých zaměstnavatelů využívá služby externí mzdové účetní nebo mzdový software.
Co je JMHZ a jak se mě týká?
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) je nový systém elektronického reportování, který od dubna 2026 nahrazuje dosavadní oddělená hlášení pro ČSSZ, zdravotní pojišťovny a další instituce. Podává se elektronicky jedním podáním do 20. dne následujícího měsíce. Všichni zaměstnavatelé musí tento systém používat.
Musím mít pro jednoho zaměstnance technika BOZP?
Ne. Zaměstnavatel s nejvýše 25 zaměstnanci může úkoly v prevenci rizik v oblasti BOZP zajišťovat sám, pokud má k tomu potřebné znalosti. Odborně způsobilou osobu (technika BOZP) musíte mít až při zaměstnávání více než 25 osob.
Jaké pokuty hrozí za nesplnění registračních povinností?
Za nepřihlášení do registru zaměstnavatelů u OSSZ hrozí pokuta až do výše 20 000 Kč (za přestupek opakovaně i více). Za nesplnění oznamovací povinnosti u zdravotní pojišťovny hrozí pokuta až 200 000 Kč. Za neregistraci na finančním úřadě může správce daně udělit pokutu za nesplnění registrační povinnosti.
DokladBot vám pomůže s přehledem
Přijetí prvního zaměstnance přináší desítky nových povinností a termínů. DokladBot vám pomůže udržet přehled o všech důležitých datech - stačí vyfotit doklad nebo napsat dotaz přes WhatsApp a my vám připomeneme, co je potřeba zařídit. Ať už jde o termín pro odvod pojistného, podání JMHZ nebo přípravu podkladů pro mzdovou účetní.
Vyzkoušejte DokladBot zdarma na dokladbot.cz a mějte svou podnikatelskou administrativu pod kontrolou.
Užitečné odkazy na oficiální zdroje
- ČSSZ - Evidence zaměstnavatelů (přihlášení, změna, odhlášení)
- ČSSZ - Pojistné na sociální zabezpečení
- ePortál ČSSZ - Tiskopisy pro zaměstnavatele
- MPSV - Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ)
- Finanční správa - Registrace daňových subjektů
- MPSV - Základní povinnosti zaměstnavatele v oblasti BOZP
- Portál veřejné správy - Povinnosti zaměstnavatele
Tento článek slouží jako obecný informační průvodce a nepředstavuje právní ani daňové poradenství. Informace vycházejí z právního stavu platného k únoru 2026. Pro řešení konkrétní situace doporučujeme konzultaci s daňovým poradcem, účetním nebo právníkem.
Nechcete ztrácet čas s papírováním?
Vyzkoušejte DokladBot - účetnictví přes WhatsApp. První týden zdarma.
Související články
Registrace na finančním úřadě: postup
Registrace na finančním úřadě je jedním z prvních kroků každého nového podnikatele. Zjistěte, jaké formuláře potřebujete, jaké jsou lhůty a jak celý proces zvládnete pohodlně elektronicky.
Podnikatelský plán: jak ho napsat + vzor
Podnikatelský plán je klíčový dokument pro každého podnikatele. Zjistěte, jak ho správně napsat, jakou má strukturu a kdy ho budete potřebovat.
Podnikání v důchodu: výhody, povinnosti a daňové úlevy
Odchod do důchodu nemusí znamenat konec profesního života. Podnikání jako OSVČ na vedlejší činnost přináší důchodcům řadu výhod - nižší odvody, slevu 6,5 % na sociálním pojištění a možnost si přivydělat bez omezení příjmu.