Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand für OSVČ 2026: Sätze und Regelungen
Geschäftsreisen gehören für die meisten Selbstständigen zum Unternehmensalltag. Ob Sie zu Kunden, auf Messen, Schulungen oder Lieferantengespräche fahren – jede Reise kostet Geld. Die gute Nachricht: Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand können Sie als steuerlich absetzbare Ausgaben geltend machen und so Ihre Steuerbemessungsgrundlage senken. Im Jahr 2026 hat die Verordnung Nr. 573/2025 Slg. neue Sätze eingeführt, die das aktuelle Preisniveau widerspiegeln. In diesem Artikel beleuchten wir alle wesentlichen Details – vom inländischen Verpflegungsmehraufwand über Auslandssätze bis hin zur Kilometerpauschale für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs.
Was sind Reisekosten und warum haben Sie als OSVČ Anspruch darauf
Reisekosten sind im Arbeitsgesetzbuch (Gesetz Nr. 262/2006 Slg.) primär für Arbeitnehmer geregelt. OSVČ können Reisekosten jedoch nach § 24 Abs. 2 Buchst. k) des Gesetzes Nr. 586/1992 Slg. über Einkommensteuern als steuerlich absetzbare Ausgaben geltend machen. Voraussetzungen sind:
- Sie führen eine Steuerliche Aufzeichnung (keine pauschalen Ausgaben als Prozentsatz der Einnahmen).
- Die Reise steht im Zusammenhang mit Ihrer unternehmerischen Tätigkeit.
- Sie verfügen über eine ausreichende Dokumentation der durchgeführten Reisen.
Wenn Sie Ausgaben pauschal geltend machen (z. B. 60 % oder 80 % der Einnahmen), sind Reisekosten bereits in der Pauschale enthalten und können nicht zusätzlich angesetzt werden.
Inländischer Verpflegungsmehraufwand für OSVČ 2026: aktuelle Sätze
Die Sätze des inländischen Verpflegungsmehraufwands für 2026 werden durch die Verordnung Nr. 573/2025 Slg. des Ministeriums für Arbeit und Soziales festgelegt. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von der Dauer der Geschäftsreise am jeweiligen Kalendertag ab.
Verpflegungssätze für den privatwirtschaftlichen Sektor
Für Arbeitnehmer im Privatsektor (und damit auch für OSVČ als steuerlich anerkannte Ausgabe) gelten Mindestsätze:
📊Inländischer Verpflegungsmehraufwand 2026 — Privatwirtschaft
Verpflegungssätze für den öffentlichen Sektor
Der Vollständigkeit halber führen wir auch die Sätze im öffentlichen Sektor auf, wo Spannbreiten (Mindest- und Höchstbetrag) gelten:
📊Inländischer Verpflegungsmehraufwand 2026 — Öffentlicher Sektor
Welche Sätze gelten für OSVČ?
Als OSVČ können Sie den Verpflegungsmehraufwand in Höhe der Obergrenze des öffentlichen Sektors ansetzen. Das bedeutet: Für eine Reise von 5 bis 12 Stunden können Sie bis zu 185 Kč als Steuerausgabe ansetzen, für eine Reise von 12 bis 18 Stunden bis zu 284 Kč und für eine Reise von mehr als 18 Stunden bis zu 442 Kč. Diese Regelung ergibt sich aus § 24 Abs. 2 Buchst. k) des Einkommensteuergesetzes.
Berechnung der Reisedauer
Die Reisedauer wird ab dem Zeitpunkt der Abfahrt vom Betriebsort (oder Wohnort, sofern die Reise von dort beginnt) bis zur Rückkehr gemessen. Maßgeblich ist dabei die Dauer innerhalb eines Kalendertages.
Beispiel: Eintägige Reise zu einem Kunden
Situation: Ein Grafikdesigner aus Brünn fährt zu einem Meeting nach Prag.
- Abfahrt aus Brünn: 7:00 Uhr
- Meeting in Prag: 10:00–14:00 Uhr
- Rückkehr nach Brünn: 17:30 Uhr
Reisedauer: 10 Stunden 30 Minuten → fällt in die Kategorie 5 bis 12 Stunden
Verpflegungsmehraufwand (Höchstsatz für OSVČ): 185 Kč
Diesen Betrag trägt die OSVČ als steuerlich absetzbare Ausgabe in die Steueraufzeichnung ein.
Beispiel: Mehrtägige Geschäftsreise
Situation: Ein IT-Berater aus Ostrau fährt zu einem zweitägigen Workshop nach Pilsen.
Tag 1:
- Abfahrt aus Ostrau: 6:00 Uhr
- Bis Mitternacht: 18 Stunden auf Reise → Kategorie über 18 Stunden → 442 Kč
Tag 2:
- Von Mitternacht bis 15:00 Uhr (Rückkehr): 15 Stunden → Kategorie 12 bis 18 Stunden → 284 Kč
Gesamter Verpflegungsmehraufwand für die Reise: 442 + 284 = 726 Kč
Kürzung des Verpflegungsmehraufwands
Wenn Ihnen während der Geschäftsreise eine Mahlzeit gestellt wurde (z. B. ein Mittagessen auf einer Konferenz oder ein Frühstück im Hotel), muss der Verpflegungsmehraufwand anteilig gekürzt werden:
📊Kürzung des Verpflegungsmehraufwands bei gestellten Mahlzeiten
Beispiel: Kürzung des Verpflegungsmehraufwands bei gestelltem Mittagessen
Situation: Eine OSVČ nimmt an einer ganztägigen Konferenz teil (Reisedauer 10 Stunden). Das Mittagessen ist im Preis enthalten.
- Verpflegungsmehraufwand für 5–12 Stunden: 185 Kč
- Kürzung für 1 Mahlzeit: 70 % von 185 = 129,50 Kč
- Verbleibender Verpflegungsmehraufwand: 185 – 129,50 = 55,50 Kč (aufgerundet auf volle Kronen: 56 Kč)
Würde die Konferenz länger dauern (12–18 Stunden) und wären Mittag- und Abendessen eingeschlossen, würde jeweils 2 × 35 % gekürzt.
Ausländischer Verpflegungsmehraufwand 2026
Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten völlig andere Sätze, die durch die Verordnung Nr. 489/2025 Slg. des Finanzministeriums festgelegt werden. Jedem Land ist ein Basis-Tagessatz in der jeweiligen Währung zugeordnet.
Sätze für die häufigsten Reiseziele von OSVČ
📊Ausländischer Verpflegungsmehraufwand 2026 — ausgewählte Länder
Berechnung des ausländischen Verpflegungsmehraufwands
Der ausländische Verpflegungsmehraufwand richtet sich nach der im Ausland verbrachten Zeit am jeweiligen Kalendertag:
📊Höhe des ausländischen Verpflegungsmehraufwands nach Aufenthaltsdauer
Beispiel: Eintägige Reise nach Deutschland
Situation: Eine OSVČ aus Liberec fährt zu einem Meeting nach Dresden.
- Grenzübertritt (Einreise nach Deutschland): 8:00 Uhr
- Rückkehr in die Tschechische Republik (Grenzübertritt zurück): 18:30 Uhr
Aufenthaltsdauer im Ausland: 10 Stunden 30 Minuten → Kategorie 1 bis 12 Stunden Basissatz Deutschland: 50 EUR Ausländischer Verpflegungsmehraufwand: 1/3 von 50 = 16,67 EUR (aufgerundet auf volle Euro: 17 EUR)
Zusätzlich kann die OSVČ den inländischen Verpflegungsmehraufwand für die auf tschechischem Staatsgebiet verbrachte Zeit geltend machen, sofern die Gesamtreisedauer im Inland 5 Stunden überschreitet.
Taschengeld bei Auslandsreisen
Ein Arbeitgeber kann einem Arbeitnehmer Taschengeld bis zu 40 % des ausländischen Verpflegungsmehraufwands gewähren. OSVČ können Taschengeld nicht als Steuerausgabe geltend machen – es handelt sich um einen Benefit ausschließlich für Arbeitnehmer.
Kilometerpauschale für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs 2026
Wenn Sie für eine Geschäftsreise Ihr eigenes Fahrzeug nutzen (kein Fahrzeug, das zum Betriebsvermögen gehört), haben Sie Anspruch auf eine Entschädigung für jeden gefahrenen Kilometer. Diese Entschädigung setzt sich aus zwei Komponenten zusammen.
Grundpauschale pro gefahrenem Kilometer
📊Grundpauschale pro Kilometer 2026
Kraftstoffkostenersatz
Die zweite Komponente ist der Kraftstoffkostenersatz. Dieser kann auf zwei Arten berechnet werden:
- Anhand des tatsächlichen Kraftstoffpreises — auf Basis eines Tankbelegs (von der Tankstelle).
- Anhand der Verordnung des Ministeriums für Arbeit und Soziales — wenn kein Beleg vorhanden ist, werden die Durchschnittspreise aus der Verordnung Nr. 573/2025 Slg. verwendet.
📊Durchschnittliche Kraftstoffpreise 2026 (Verordnung)
Berechnung der Gesamtkilometerpauschale
Die Gesamtentschädigung pro gefahrenem Kilometer wird wie folgt berechnet:
Entschädigung = Grundpauschale + (Verbrauch × Kraftstoffpreis ÷ 100)
Den Kraftstoffverbrauch entnehmen Sie dem Fahrzeugschein – maßgeblich ist der Kombinationsverbrauch.
Beispiel: Berechnung der Reisekostenentschädigung für eine Fahrt mit dem eigenen Auto
Situation: Eine OSVČ fährt mit dem eigenen Auto zu einem Termin. Die Gesamtstrecke (Hin- und Rückfahrt) beträgt 180 km.
- Fahrzeug: Škoda Octavia, Benzin Natural 95
- Verbrauch laut Fahrzeugschein: 6,2 l/100 km
- Kraftstoffpreis laut Verordnung: 34,70 Kč/l
Berechnung der Entschädigung pro km:
- Grundpauschale: 5,90 Kč
- Kraftstoffkostenersatz: (6,2 × 34,70) / 100 = 2,15 Kč
- Gesamt pro km: 5,90 + 2,15 = 8,05 Kč
Gesamtentschädigung für die Reise:
- 180 km × 8,05 Kč = 1.449 Kč
Dauerte die Reise zudem mehr als 5 Stunden, kommt noch der Verpflegungsmehraufwand hinzu.
Beispiel: Gesamtkosten einer eintägigen Geschäftsreise für OSVČ
Situation: Fahrt von Brünn nach Prag und zurück (insgesamt 420 km), Reisedauer 11 Stunden.
- Fahrzeug: Škoda Fabia, Benzin 95, Verbrauch 5,8 l/100 km
- Kraftstoffpreis: Tankbeleg über 35,20 Kč/l
Kilometerpauschale:
- Grundpauschale: 420 × 5,90 = 2.478 Kč
- Kraftstoff: 420 × (5,8 × 35,20 / 100) = 420 × 2,04 = 857 Kč
- Gesamt Kilometerpauschale: 2.478 + 857 = 3.335 Kč
Verpflegungsmehraufwand (5–12 Std., Höchstsatz für OSVČ): 185 Kč
Gesamte steuerlich absetzbare Ausgaben für die Reise: 3.335 + 185 = 3.520 Kč
Reisekosten bei Nutzung eines Fahrzeugs aus dem Betriebsvermögen
Wenn Sie ein Fahrzeug nutzen, das zum Betriebsvermögen gehört, ist die Situation anders. Die Grundkilometerpauschale und der Kraftstoffkostenersatz können Sie nicht geltend machen, da das Fahrzeug Teil Ihres Unternehmens ist und sämtliche damit verbundenen Kosten (Abschreibungen, Versicherung, Reparaturen, Kraftstoff) als laufende Betriebsausgaben angesetzt werden.
Fahrzeug im Betriebsvermögen vs. privates Fahrzeug
- Fahrzeug im Betriebsvermögen: Sie machen tatsächliche Ausgaben geltend (Kraftstoff, Abschreibungen, Reparaturen, Versicherung) oder die pauschale Fahrkostenpauschale von 5.000 Kč/Monat. Die Kilometerpauschale entfällt.
- Privates Fahrzeug: Sie machen die Kilometerpauschale (Grundpauschale + Kraftstoff) gemäß Verordnung geltend.
- In beiden Fällen können Sie den Verpflegungsmehraufwand für die Geschäftsreise ansetzen.
Dokumentation von Geschäftsreisen
Um Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand als Steuerausgaben geltend machen zu können, müssen Sie eine ordnungsgemäße Dokumentation führen. Das Finanzamt kann bei einer Prüfung den Nachweis über die Berechtigung der geltend gemachten Erstattungen verlangen.
📋Was die Dokumentation einer Geschäftsreise enthalten muss
- Datum und Uhrzeit der Abfahrt — genaue Angabe des Reisebeginns (Stunde und Minute).
- Datum und Uhrzeit der Ankunft — genaue Angabe des Reiseendes.
- Besprechungsort / Reiseziel — konkrete Adresse oder Name des Unternehmens/Kunden.
- Zweck der Reise — warum die Reise unternommen wurde (Kundentermin, Schulung, Messe usw.).
- Verkehrsmittel — eigenes Auto, Zug, Bus, Flugzeug.
- Gefahrene Kilometer (bei Fahrt mit Auto) — am besten Tachostand zu Beginn und am Ende der Fahrt.
- Fahrzeugdaten — Kennzeichen, Kraftstoffart, Verbrauch laut Fahrzeugschein.
- Berechnung der Erstattungen — Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale sowie ggf. weitere Ausgaben (Unterkunft, Fahrtkosten).
Form der Dokumentation
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form der Dokumentation vor – Sie können eine Excel-Tabelle, einen handschriftlichen Reiseauftrag oder eine elektronische Erfassung führen. Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Form. Die Dokumentation muss nachvollziehbar und konsistent sein.
Weitere absetzbare Ausgaben bei Geschäftsreisen
Neben dem Verpflegungsmehraufwand und der Kilometerpauschale können Sie weitere mit der Geschäftsreise verbundene Kosten als Steuerausgaben geltend machen:
Unterkunft
Übernachtungskosten sind auf Basis eines Belegs (Hotelrechnung, Pension usw.) in voller Höhe steuerlich absetzbar. Es gibt keine gesetzliche Obergrenze – die Ausgabe muss jedoch angemessen und betrieblich veranlasst sein.
Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Wenn Sie mit Zug, Bus oder Flugzeug reisen, sind Fahrkarte oder Flugticket steuerlich absetzbare Ausgaben. Heben Sie den Zahlungsbeleg auf.
Parkgebühren und Straßenmautgebühren
Parkgebühren und die Autobahnvignette (anteilig entsprechend der betrieblichen Nutzung) sind ebenfalls absetzbare Ausgaben. Bewahren Sie Quittungen und Belege auf.
Notwendige Nebenkosten
Hierzu zählen beispielsweise Messeeintritte, Konferenzgebühren, Gepäckaufbewahrungsgebühren oder Telefongespräche im Zusammenhang mit der Geschäftsreise.
Häufige Fehler beim Geltendmachen von Reisekosten
Fehler, die teuer werden können
- Verpflegungsmehraufwand bei Pauschalausgaben ansetzen — wer Ausgaben prozentual von den Einnahmen geltend macht (60 %, 80 %), kann weder Verpflegungsmehraufwand noch Reisekosten zusätzlich absetzen.
- Fehlende Dokumentation — ohne ordnungsgemäße Reisedokumentation erkennt das Finanzamt die Erstattungen nicht an.
- Gleichzeitiger Ansatz von Kilometerpauschale und Betriebsvermögensfahrzeugkosten — eine Kombination ist nicht zulässig.
- Unterlassene Kürzung des Verpflegungsmehraufwands — wenn Mahlzeiten gestellt wurden, muss der Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden.
- Falsche Rundung — der Verpflegungsmehraufwand wird auf volle Kronen aufgerundet.
- Falscher Kraftstoffverbrauch — verwenden Sie stets die Angaben aus dem Fahrzeugschein, nicht eigene Schätzungen.
Reisekosten und Umsatzsteuer
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, ist Folgendes zu beachten:
- Verpflegungsmehraufwand — nicht umsatzsteuerpflichtig, kein Vorsteuerabzug möglich.
- Kraftstoff — wenn Sie tanken und einen Steuerbeleg haben, können Sie den Vorsteuerabzug geltend machen. Der Abzug ist jedoch auf den Anteil des Kraftstoffs beschränkt, der auf dienstliche Fahrten entfällt.
- Unterkunft, Parkgebühren — aus diesen Ausgaben können Sie auf Basis eines Steuerbelegs den Vorsteuerabzug geltend machen.
Vergleich: Verpflegungsmehraufwand vs. Essensgutscheine vs. Verpflegungspauschale
Für OSVČ gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, Verpflegungskosten steuerlich abzusetzen:
📊Verpflegungsmehraufwand vs. Verpflegungspauschale für OSVČ
Praktische Tipps für OSVČ
📋So maximieren Sie Ihre Steuerersparnis durch Reisekosten
- Führen Sie die Dokumentation konsequent — tragen Sie jede Geschäftsreise noch am selben Tag ein. Nachträgliche Ergänzungen sind fehleranfällig.
- Nutzen Sie den verordnungsmäßigen Höchstsatz — als OSVČ haben Sie Anspruch auf die Obergrenze des Verpflegungsmehraufwands im öffentlichen Sektor.
- Bewahren Sie Tankbelege auf — der tatsächliche Kraftstoffpreis ist oft höher als der Verordnungssatz, daher lohnt es sich, den tatsächlichen Preis nachzuweisen.
- Kombinieren Sie Verpflegungsmehraufwand mit anderen Ausgaben — Unterkunft, Fahrtkosten und Parkgebühren können neben dem Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden.
- Planen Sie Reisen strategisch — Reisen unter 5 Stunden begründen keinen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Es kann sich lohnen, eine Fahrt mit weiteren Terminen zu verbinden.
- Überlegen Sie, ob ein Fahrzeug im Betriebsvermögen vorteilhafter ist — bei häufigen Reisen können die tatsächlichen Fahrzeugkosten günstiger sein als die Kilometerpauschale.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich Verpflegungsmehraufwand geltend machen, wenn ich auf der Reise selbst für Essen bezahlt habe?
Ja. Der Verpflegungsmehraufwand ist eine Pauschale für erhöhte Verpflegungskosten auf Reisen. Sie müssen nicht nachweisen, wofür Sie das Geld ausgegeben haben – eine ordnungsgemäße Reisedokumentation genügt.
Wie verhält es sich mit der Fahrt von zu Hause zum Betriebsort?
Die Fahrt vom Wohnort zum Betriebsort (zur Betriebsstätte) ist keine Geschäftsreise und begründet keinen Anspruch auf Reisekostenerstattung. Eine Geschäftsreise beginnt erst dann, wenn Sie vom Betriebsort zu einem anderen Ziel fahren (zu einem Kunden, zu einer Schulung usw.).
Kann ich Verpflegungsmehraufwand geltend machen, wenn ich mit Bus oder Zug reise?
Ja. Der Verpflegungsmehraufwand gilt für Geschäftsreisen unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel. Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel können Sie neben dem Verpfleg
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