Відшкодування витрат на відрядження та добові для ОСВČ 2026: ставки та правила
Відрядження — це звичайна частина підприємницької діяльності більшості самозайнятих. Чи їдете до клієнтів, на виставки, тренінги або переговори з постачальниками — кожна така поїздка коштує грошей. Гарна новина полягає в тому, що витрати на відрядження та добові можна заявити як податкові витрати і тим самим зменшити базу оподаткування. У 2026 році постанова № 573/2025 Зб. встановила нові ставки, які відображають актуальний рівень цін. У цій статті ми розглянемо всі важливі деталі — від внутрішніх добових до закордонних ставок і компенсації за використання власного автомобіля.
Що таке відшкодування витрат на відрядження та чому ОСВČ має на нього право
Відшкодування витрат на відрядження регулюється Трудовим кодексом (закон № 262/2006 Зб.) — передусім для найманих працівників. Проте ОСВČ можуть заявляти витрати на відрядження як податкові витрати відповідно до § 24 абз. 2 літ. k) закону № 586/1992 Зб. про податки з доходів. Умови такі:
- Ви ведете податковий облік (а не паушальні витрати у відсотках від доходу).
- Поїздка пов'язана з вашою підприємницькою діяльністю.
- Ви маєте достатню документацію про здійснені поїздки.
Якщо ви застосовуєте паушальні витрати (наприклад, 60 % або 80 % від доходу), витрати на відрядження вже включені в паушал і не можуть бути заявлені окремо.
Внутрішні добові для ОСВČ 2026: актуальні ставки
Ставки внутрішніх добових на 2026 рік визначає постанова № 573/2025 Зб. Міністерства праці та соціальних справ. Розмір добових залежить від тривалості відрядження в конкретний календарний день.
Ставки добових для підприємницької сфери (приватний сектор)
Для працівників приватного сектору (а отже, і для ОСВČ як податково визнаних витрат) діють мінімальні ставки:
📊Внутрішні добові 2026 — підприємницька сфера
Ставки добових для державної та бюджетної сфери
Для повноти наводимо також ставки в державному секторі, де діє діапазон (мінімум і максимум):
📊Внутрішні добові 2026 — державна сфера
Які ставки застосовувати як ОСВČ?
Як ОСВČ ви заявляєте добові у розмірі верхньої межі ставки для державної сфери. Це означає, що за поїздку тривалістю від 5 до 12 годин ви можете включити до податкових витрат до 185 Kč, за поїздку від 12 до 18 годин — до 284 Kč, а за поїздку тривалістю понад 18 годин — до 442 Kč. Це правило випливає з § 24 абз. 2 літ. k) ZDP.
Як розраховується тривалість відрядження
Тривалість відрядження відраховується з моменту від'їзду з місця ведення підприємницької діяльності (або місця проживання, якщо поїздка починається звідти) до моменту повернення. Важливо, що враховується тривалість у межах одного календарного дня.
Приклад: Одноденна поїздка до клієнта
Ситуація: Графічний дизайнер з Брно їде на зустріч до Праги.
- Від'їзд з Брно: 7:00
- Зустріч у Празі: 10:00–14:00
- Повернення до Брно: 17:30
Тривалість поїздки: 10 годин 30 хвилин → категорія від 5 до 12 годин
Добові (максимальна ставка для ОСВČ): 185 Kč
Цю суму ОСВČ записує до податкового обліку як податкові витрати.
Приклад: Багатоденне відрядження
Ситуація: IT-консультант з Острави їде на дводенний воркшоп до Пльзеня.
День 1:
- Від'їзд з Острави: 6:00
- До опівночі: 18 годин у дорозі → категорія понад 18 годин → 442 Kč
День 2:
- З опівночі до 15:00 (повернення): 15 годин → категорія від 12 до 18 годин → 284 Kč
Загальні добові за поїздку: 442 + 284 = 726 Kč
Зменшення добових
Якщо під час відрядження вам було надано харчування (наприклад, обід на конференції або сніданок у готелі), добові необхідно пропорційно зменшити:
📊Зменшення добових за надане харчування
Приклад: Зменшення добових за обід на конференції
Ситуація: ОСВČ їде на одноденну конференцію (поїздка триває 10 годин). Обід на конференції включено у вартість.
- Добові за 5–12 годин: 185 Kč
- Зменшення за 1 прийом їжі: 70 % від 185 = 129,50 Kč
- Підсумкові добові: 185 – 129,50 = 55,50 Kč (заокруглено до цілих крон у більший бік: 56 Kč)
Якби конференція тривала довше (12–18 годин) і включала обід та вечерю, зменшення становило б 2 × 35 %.
Закордонні добові 2026
Для відряджень за кордон діють зовсім інші ставки, встановлені постановою № 489/2025 Зб. Міністерства фінансів. Кожній країні присвоєна базова денна ставка у відповідній валюті.
Ставки для найпоширеніших напрямків ОСВČ
📊Закордонні добові 2026 — вибрані країни
Як розраховуються закордонні добові
Закордонні добові залежать від часу, проведеного за кордоном у конкретний календарний день:
📊Розмір закордонних добових залежно від тривалості перебування
Приклад: Одноденна поїздка до Німеччини
Ситуація: ОСВČ з Ліберця їде на зустріч до Дрездена.
- Перетин кордону (в'їзд до Німеччини): 8:00
- Повернення до ЧР (перетин кордону назад): 18:30
Час за кордоном: 10 годин 30 хвилин → категорія від 1 до 12 годин Базова ставка Німеччина: 50 EUR Закордонні добові: 1/3 від 50 = 16,67 EUR (заокруглюється до цілих EUR у більший бік: 17 EUR)
Крім того, ОСВČ може заявити внутрішні добові за час, проведений на території ЧР (якщо загальна тривалість поїздки в межах країни перевищує 5 годин).
Кишенькові гроші при закордонних поїздках
Роботодавець може надати працівнику кишенькові у розмірі до 40 % закордонних добових. ОСВČ не може заявити кишенькові як податкові витрати — це пільга виключно для найманих працівників.
Компенсація за використання власного автомобіля 2026
Якщо для відрядження ви використовуєте власний автомобіль (не транспортний засіб, включений до комерційних активів), ви маєте право на компенсацію за кожен пройдений кілометр. Ця компенсація складається з двох частин.
Базова компенсація за 1 км пробігу
📊Базова компенсація за кілометр 2026
Компенсація за витрачене пальне
Другою складовою є компенсація за витрачене пальне. Її можна розрахувати двома способами:
- За фактичною ціною пального — на підставі чека з заправної станції.
- За постановою MPSV — якщо чека немає, використовуються середні ціни з постанови № 573/2025 Зб.
📊Середні ціни на пальне 2026 (постанова)
Як розрахувати загальну компенсацію за км
Загальна компенсація за кожен пройдений кілометр розраховується так:
Компенсація = Базова ставка + (Витрата палива × Ціна пального ÷ 100)
Витрату палива визначають за технічним паспортом транспортного засобу — використовується середня витрата за комбінованим циклом.
Приклад: Розрахунок компенсації за поїздку на власному автомобілі
Ситуація: ОСВČ їде на зустріч на власному автомобілі. Відстань туди і назад — 180 км.
- Автомобіль: Škoda Octavia, бензин Natural 95
- Витрата палива за технічним паспортом: 6,2 л/100 км
- Ціна пального за постановою: 34,70 Kč/л
Розрахунок компенсації за 1 км:
- Базова ставка: 5,90 Kč
- Компенсація за пальне: (6,2 × 34,70) / 100 = 2,15 Kč
- Разом за 1 км: 5,90 + 2,15 = 8,05 Kč
Загальна компенсація за поїздку:
- 180 км × 8,05 Kč = 1 449 Kč
Крім того, якщо поїздка тривала понад 5 годин, ОСВČ додатково нараховує добові.
Приклад: Загальні витрати одноденного відрядження ОСВČ
Ситуація: Поїздка з Брно до Праги і назад (всього 420 км), тривалість 11 годин.
- Автомобіль: Škoda Fabia, бензин 95, витрата 5,8 л/100 км
- Ціна пального: чек із заправної станції 35,20 Kč/л
Компенсація за пробіг:
- Базова ставка: 420 × 5,90 = 2 478 Kč
- Пальне: 420 × (5,8 × 35,20 / 100) = 420 × 2,04 = 857 Kč
- Разом компенсація за пробіг: 2 478 + 857 = 3 335 Kč
Добові (5–12 год, максимальна ставка для ОСВČ): 185 Kč
Загальні податкові витрати за поїздку: 3 335 + 185 = 3 520 Kč
Відшкодування витрат при використанні автомобіля з комерційних активів
Якщо автомобіль включено до ваших комерційних активів, ситуація інша. Базову компенсацію за км і компенсацію за пальне заявляти не можна, оскільки транспортний засіб є частиною вашого бізнесу і всі витрати на нього (амортизація, страхування, ремонт, пальне) заявляються як звичайні операційні витрати.
Автомобіль у комерційних активах проти приватного автомобіля
- Автомобіль у комерційних активах: Заявляєте фактичні витрати (пальне, амортизація, ремонт, страхування) або паушальні витрати на транспорт 5 000 Kč/місяць. Компенсація за км не застосовується.
- Приватний автомобіль: Заявляєте компенсацію за км (базова ставка + пальне) відповідно до постанови.
- В обох випадках ви можете заявити добові за відрядження.
Облік відряджень
Щоб мати змогу заявляти відшкодування витрат на відрядження та добові як податкові витрати, необхідно вести належний облік. Під час перевірки податкова інспекція може вимагати підтвердження правомірності заявлених компенсацій.
📋Що повинен містити облік відрядження
- Дата і час від'їзду — точний момент початку поїздки (години і хвилини).
- Дата і час прибуття — точний момент закінчення поїздки.
- Місце зустрічі / мета поїздки — конкретна адреса або назва компанії/клієнта.
- Мета поїздки — навіщо ви їхали (зустріч з клієнтом, тренінг, виставка тощо).
- Спосіб пересування — власний автомобіль, поїзд, автобус, літак.
- Кількість пройдених кілометрів (при поїздці на автомобілі) — бажано показання одометра на початку і в кінці поїздки.
- Дані про транспортний засіб — державний номер, тип пального, витрата за технічним паспортом.
- Розрахунок компенсацій — добові, компенсація за км, а також інші витрати (проживання, проїзд).
Форма обліку
Закон не передбачає конкретної форми обліку — можна вести таблицю в Excel, паперовий наказ про відрядження або електронний облік. Головне — зміст, а не форма. Облік повинен бути достовірним і послідовним.
Інші визнані витрати під час відрядження
Окрім добових і компенсації за кілометри, як податкові витрати можна заявити й інші витрати, пов'язані з відрядженням:
Проживання
Витрати на проживання повністю податково визнані на підставі документа (рахунок з готелю, пансіонату тощо). Законодавчого ліміту немає — але витрати мають бути співмірними з обставинами та пов'язаними з підприємницькою діяльністю.
Квитки на громадський транспорт
Якщо ви подорожуєте поїздом, автобусом або літаком, квиток є податково визнаним витратою. Зберігайте документ про оплату.
Паркування та оплата автодоріг
Паркування та дорожній збір (пропорційна частина, яка відповідає підприємницькому використанню) також є визнаними витратами. Зберігайте чеки та документи.
Необхідні супутні витрати
Сюди відносяться, наприклад, плата за вхід на виставку, конференційні збори, зберігання багажу або телефонні дзвінки, пов'язані з відрядженням.
Типові помилки при заявленні відшкодування витрат на відрядження
Помилки, які можуть коштувати чималих грошей
- Заявлення добових при паушальних витратах — якщо ви використовуєте витрати у відсотках від доходу (60 %, 80 %), ані добові, ані відшкодування витрат на відрядження заявляти не можна.
- Відсутність обліку — без належного обліку відряджень податкова інспекція не визнає компенсації.
- Поєднання компенсації за км і витрат на автомобіль з комерційних активів — ці два варіанти не можна комбінувати.
- Незарахування зменшення добових — якщо вам було надано харчування, добові необхідно зменшити.
- Заокруглення не на користь — добові заокруглюються до цілих крон у більший бік.
- Неправильна витрата палива транспортного засобу — завжди виходьте з даних технічного паспорта, а не з власних оцінок.
Відшкодування витрат на відрядження та ПДВ
Якщо ви є платником ПДВ, необхідно розрізняти:
- Добові — не є об'єктом ПДВ, вирахування не застосовується.
- Пальне — якщо ви заправляєтесь і маєте податковий документ, можете застосувати вирахування ПДВ. Вирахування застосовується лише до тієї частини пального, яка відповідає службовим поїздкам.
- Проживання, паркування — з цих витрат можна застосувати вирахування ПДВ на підставі податкового документа.
Порівняння вигідності: добові vs. талони на харчування vs. паушаль на харчування
ОСВČ має по суті два способи заявлення витрат на харчування як податкових витрат:
📊Добові vs. паушаль на харчування для ОСВČ
Практичні поради для ОСВČ
📋Як максимізувати податкову економію на відрядженнях
- Ведіть облік ретельно — записуйте кожне відрядження в день його здійснення. Заповнення заднім числом схильне до помилок.
- Використовуйте максимальну ставку, встановлену постановою — як ОСВČ ви маєте право на верхню межу добових у державній сфері.
- Зберігайте чеки з заправної станції — фактична ціна пального часто буває вищою за постановну, тому вигідніше підтверджувати фактичну ціну.
- Поєднуйте добові з іншими витратами — проживання, проїзд і паркування можна заявляти поряд з добовими.
- Плануйте поїздки стратегічно — якщо поїздка вкладається в 5 годин, добових ви не отримаєте. Іноді вигідно поєднати поїздку з іншими зустрічами.
- Зважте, чи вигідний автомобіль у комерційних активах — при частих поїздках фактичні витрати на автомобіль можуть бути вигіднішими за компенсацію за км.
Поширені запитання (FAQ)
Чи можу я заявити добові, якщо під час поїздки харчувався за власний рахунок?
Так. Добові — це паушальна компенсація підвищених витрат на харчування у відрядженні. Не потрібно документувати, на що ви витратили кошти — достатньо обліку відрядження.
Як щодо поїздки з дому до місця ведення підприємницької діяльності?
Поїздка з місця проживання до місця ведення підприємницької діяльності (офісу) не є відрядженням і не дає права на відшкодування витрат. Відрядження починається лише тоді, коли ви їдете з місця роботи кудись іще (до клієнта, на тренінг тощо).
Чи можна заявити добові при поїздці автобусом або поїздом?
Так. Добові поширюються на відрядження незалежно від способу пересування. При поїздці громадським транспортом ви заявляєте добові плюс вартість квитка (на підставі документа).
Чи поширюються відшкодування витрат на відрядження на ОСВČ із другорядною діяльністю?
Так, правила однакові для основної та другорядної діяльності. Умовою є ведення податкового обліку та підтвердження того, що поїздка пов'язана з підприємницькою діяльністю.
Як щодо закордонного відрядження на власному автомобілі?
Поєднуються внутрішні та закордонні добові. За час, проведений на території ЧР, нараховуються внутрішні добові, за час за кордоном — закордонні. Компенсація за км розраховується за всю поїздку єдино відповідно до чеської постанови.
Nechcete ztrácet čas s papírováním?
Vyzkoušejte DokladBot - účetnictví přes WhatsApp. První týden zdarma.