Jak vystavit fakturu jako OSVČ: kompletní návod pro začátečníky

Faktura je základní dokument každého podnikání. Ať už jste právě získali živnostenský list nebo podnikáte již delší dobu, správně vystavená faktura je nezbytností. Chyby ve fakturaci mohou vést k problémům s finančním úřadem, zpožděným platbám od odběratelů nebo dokonce k neuznání nákladů. V tomto návodu vám krok za krokem ukážeme, jak vystavit fakturu správně, na co si dát pozor a jaké jsou nejčastější chyby.

Co je faktura a proč ji vystavujete

Faktura je účetní a daňový doklad, který potvrzuje, že jste dodali zboží nebo poskytli službu. Slouží jako podklad pro platbu, pro daňovou evidenci a pro případnou kontrolu ze strany finančního úřadu.

Kdy musíte fakturu vystavit

Povinnost vystavit fakturu závisí na tom, zda jste plátce DPH:

• Plátce DPH musí vystavit daňový doklad (fakturu) do 15 dnů od uskutečnění zdanitelného plnění nebo od přijetí úplaty (podle toho, co nastane dříve). Tuto povinnost stanoví § 28 zákona o DPH.
• Neplátce DPH nemá zákonnou povinnost vystavit fakturu v konkrétní lhůtě, ale je to standardní obchodní praxe a z pohledu daňové evidence nezbytnost. Fakturu vystavte vždy, když dodáváte zboží nebo služby jinému podnikateli.

Povinné náležitosti faktury

Povinné údaje na faktuře se liší podle toho, zda jste plátce nebo neplátce DPH. Níže uvádíme přehled obou variant.

Faktura neplátce DPH

Neplátce DPH se řídí § 435 občanského zákoníku, který stanoví povinné údaje na obchodních listinách. Faktura neplátce DPH musí obsahovat:

Faktura plátce DPH (daňový doklad)

Plátce DPH vystavuje daňový doklad podle § 29 zákona o DPH. Kromě údajů uvedených výše musí faktura obsahovat:

Jak správně číslovat faktury

Správné číslování faktur je jedním z klíčových požadavků. Zákon o DPH v § 29 odst. 1 písm. b) vyžaduje, aby daňový doklad měl evidenční číslo, které je jedinečné v rámci používané číselné řady. U neplátců DPH sice zákon přesný formát nestanoví, ale číslo faktury musí být jednoznačné a průkazné.

Pravidla pro číslování

1. Chronologická posloupnost - faktury musí jít vzestupně za sebou, bez mezer a přeskakování.
2. Jedinečnost - každé číslo může být použito pouze jednou.
3. Průkaznost - z čísla by mělo být patrné, do jakého období faktura patří.
4. Nepřepisovatelnost - nikdy nemažte nebo nepřepisujte vydaná čísla faktur.

Doporučené formáty číslování

Splatnost faktury - co říká zákon

Doba splatnosti faktury je lhůta, do které musí odběratel uhradit fakturovanou částku. Občanský zákoník v § 1963 stanoví základní pravidla:

Pravidla pro splatnost

• Mezi podnikateli - pokud není dohodnuto jinak, cena je splatná do 30 dnů ode dne doručení faktury, dodání zboží nebo poskytnutí služby (podle toho, co nastane později).
• Delší splatnost - podnikatelé se mohou dohodnout na splatnosti až 60 dnů bez omezení. Splatnost delší než 60 dnů je přípustná, pouze pokud je výslovně sjednána a pokud to není vůči věřiteli znevýhodňující.
• Vůči veřejným subjektům - maximálně 30 dnů (výjimečně 60 dnů, pokud je to odůvodněno povahou závazku).

Běžné doby splatnosti v praxi

Elektronická vs. papírová faktura

V dnešní době je elektronická fakturace stále běžnější a v některých případech je dokonce povinná.

Elektronická faktura

Elektronická faktura má stejnou právní platnost jako papírová, pokud splňuje všechny zákonné náležitosti. Může mít podobu:

• PDF dokumentu zaslaného e-mailem
• Faktury ve formátu ISDOC (český standard pro elektronické faktury)
• Faktury vygenerované fakturačním systémem s odkazem ke stažení

Papírová faktura

Papírovou fakturu můžete samozřejmě stále používat. Doporučuje se však přejít na elektronickou formu, protože:

• Úspora nákladů - žádný tisk, obálky, poštovné
• Rychlost doručení - odběratel obdrží fakturu okamžitě
• Snadná archivace - digitální kopie zabírají minimum místa
• Vyhledatelnost - rychlé dohledání konkrétní faktury
• Ekologie - šetříte papír a životní prostředí

Archivace faktur

Faktury musíte archivovat po dobu minimálně 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (dle § 35 zákona o DPH pro plátce). U neplátců DPH platí obecná archivační lhůta pro účetní doklady, která činí rovněž 10 let (zákon o účetnictví) nebo minimálně do konce lhůty pro vyměření daně z příjmů (obvykle 3 roky, ale může se prodloužit).

Faktura za služby vs. faktura za zboží

Ačkoliv základní náležitosti jsou stejné, existují některé rozdíly v tom, co uvádíte na faktuře za služby oproti faktuře za zboží.

Faktura za služby

Příklad popisu služby na faktuře:

Grafický návrh loga a vizuální identity firmy dle smlouvy č. 2026-015 ze dne 5. 1. 2026. Zahrnuje: 3 varianty loga, brandbook, vizitky.

Faktura za zboží

Příklad popisu zboží na faktuře:

Kancelářská židle ErgoPlus 500, kat. č. EP-500BK, barva černá - 2 ks x 8 500 Kč = 17 000 Kč

Nejčastější chyby při vystavování faktur

I zkušení podnikatelé občas udělají na faktuře chybu. Zde je seznam nejčastějších pochybení a jak se jim vyhnout.

1. Chybějící nebo nesprávné IČO/DIČ

Jedná se o jednu z nejčastějších chyb. Vždy si ověřte IČO a DIČ odběratele v Administrativním registru ekonomických subjektů (ARES) na webu Ministerstva financí.

2. Chybné nebo chybějící DUZP

U plátců DPH je datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) povinný údaj. Nesplést si ho s datem vystavení faktury - jde o den, kdy bylo zboží dodáno nebo služba poskytnuta.

3. Nenavazující číselná řada

Přeskočené nebo duplicitní číslo faktury je červená vlajka při daňové kontrole. Udržujte číselnou řadu pečlivě.

4. Chybný výpočet DPH

Zaokrouhlovací chyby nebo špatně přiřazená sazba DPH mohou způsobit problémy. Vždy kontrolujte, zda základ daně + DPH = celková částka.

5. Chybějící údaj o zápisu v rejstříku

Podle § 435 občanského zákoníku musí OSVČ na obchodních listinách uvádět údaj o svém zápisu v živnostenském rejstříku.

6. Nejasný popis plnění

Vágní popis typu "služby dle smlouvy" je nedostatečný. Vždy specifikujte, co přesně jste dodali nebo vykonali.

7. Chybějící platební údaje

Faktura bez čísla účtu a variabilního symbolu způsobí zbytečné komplikace při úhradě.

Opravný daňový doklad (dobropis)

Pokud po vystavení faktury zjistíte chybu nebo dojde k vrácení zboží, reklamaci či slevě, je třeba vystavit opravný daňový doklad (dobropis).

Kdy vystavit dobropis

• Vrácení zboží odběratelem
• Poskytnutí slevy po vystavení původní faktury
• Oprava chybné ceny nebo množství
• Zrušení objednávky po vystavení faktury

Náležitosti dobropisu

Dobropis musí obsahovat stejné náležitosti jako běžná faktura, navíc:

• Odkaz na číslo původní faktury
• Důvod opravy
• Rozdíl mezi původní a opravenou částkou
• U plátce DPH opravený základ daně a výše DPH

Zálohy a zálohové faktury

V praxi se často setkáte se zálohami, zejména u větších zakázek. Zálohová faktura má svá specifika.

Jak na zálohy správně

1. Vystavíte zálohovou fakturu - ta sama o sobě není daňovým dokladem, jedná se o výzvu k platbě.
2. Po přijetí zálohy - plátce DPH musí vystavit daňový doklad k přijaté platbě do 15 dnů od přijetí zálohy.
3. Po dodání zboží/služby - vystavíte konečnou fakturu (vyúčtovací fakturu), kde od celkové ceny odečtete uhrazenou zálohu.

Fakturace do zahraničí

Pokud poskytujete služby nebo dodáváte zboží do zahraničí, platí zvláštní pravidla.

Fakturace do EU

• Služby pro podnikatele v EU - u plátce DPH se uplatňuje reverse charge (přenesení daňové povinnosti). Na faktuře uvádíte text: "Daň odvede zákazník" a DIČ odběratele. Faktura je bez DPH.
• Zboží do EU pro plátce DPH - dodání zboží do jiného členského státu je osvobozeno od DPH s nárokem na odpočet (musíte prokázat přepravu zboží).
• Neplátce DPH fakturuje do EU cenu bez DPH. Pozor na povinnost sledovat limit pro registraci k DPH.

Fakturace mimo EU

• Faktura obvykle v cizí měně (EUR, USD)
• Služby do třetích zemí jsou u plátce DPH osvobozeny od DPH
• Na faktuře uvádíte kurz ČNB ke dni DUZP pro přepočet do CZK (pro daňovou evidenci)

Praktický vzor faktury

Níže uvádíme strukturu vzorové faktury pro OSVČ - neplátce DPH:

Jak DokladBot usnadní vaši fakturaci

Vystavování faktur nemusí být zdlouhavý proces plný nejistoty, zda jste na nic nezapomněli. DokladBot vám fakturu vytvoří automaticky - stačí napsat přes WhatsApp, komu fakturujete, za co a kolik.

Shrnutí

Správně vystavená faktura chrání vás i vašeho odběratele. Dbejte na to, aby obsahovala všechny povinné náležitosti dle občanského zákoníku (§ 435) a u plátců DPH dle zákona o DPH (§ 29). Věnujte pozornost číslování, správnému DUZP a přesnému popisu dodaného plnění. Elektronická fakturace vám ušetří čas i náklady. A pokud si chcete být jisti, že je vaše faktura vždy v pořádku, nechte to na DokladBotovi.

---

Informace v tomto článku vycházejí z platné legislativy k únoru 2026, zejména ze zákona č. 89/2012 Sb. (občanský zákoník), zákona č. 235/2004 Sb. (zákon o DPH) a informací zveřejněných na portálu Finanční správy ČR a BusinessInfo.cz.