Cash flow pod kontrolou: tipy pro OSVČ
Představte si situaci: na papíře máte zisk 50 000 Kč za měsíc, ale na účtu je nula. Vystavené faktury čekají na zaplacení, zatímco zálohy na sociální a zdravotní pojištění, nájem za kancelář a splátka za auto jsou splatné příští týden. Pokud vám to přijde povědomé, nejste sami. Problém s cash flow - peněžním tokem - je jedním z nejčastějších důvodů, proč jinak prosperující podnikatelé končí v potížích. V tomto článku si ukážeme, jak cash flow jako OSVČ sledovat, plánovat a hlavně udržet v kladných číslech.
Cash flow vs. zisk: zásadní rozdíl
Zisk je účetní veličina - rozdíl mezi výnosy a náklady za určité období. Můžete mít zisk, a přesto nemít peníze na účtu (protože klienti ještě nezaplatili).
Cash flow je skutečný tok peněz - kolik reálně přišlo na účet a kolik z něj odešlo. Pro denní přežití vašeho podnikání je cash flow důležitější než zisk.
Příklad: Vystavíte fakturu na 100 000 Kč se splatností 30 dní. V momentě vystavení máte výnos 100 000 Kč, ale cash flow je 0 Kč - peníze přijdou až za měsíc.
Proč je cash flow pro OSVČ tak důležité
Na rozdíl od velkých firem nemá většina OSVČ finanční polštář, který by pokryl několik měsíců provozu. Zároveň máte fixní měsíční výdaje, které nečekají:
- Zálohy na sociální pojištění - splatné do 20. dne následujícího měsíce (minimálně 4 759 Kč v roce 2026)
- Zálohy na zdravotní pojištění - splatné do 8. dne následujícího měsíce (minimálně 3 306 Kč v roce 2026)
- Nájem provozovny/kanceláře - typicky na začátku měsíce
- Splátky úvěrů - fixní termíny
- Zálohy na DPH - čtvrtletně nebo měsíčně (plátci DPH)
- Zálohy na daň z příjmů - čtvrtletně nebo pololetně
Pokud tyto platby nestihnete včas, hrozí vám penále, úroky z prodlení a v krajním případě i exekuce.
Jak sledovat cash flow - jednoduchý systém
Pro efektivní řízení cash flow nepotřebujete složitý účetní software. Stačí jednoduchý systém, který budete důsledně dodržovat.
Základní přehled cash flow
Jednoduchý výkaz cash flow pro OSVČ (měsíční)
| Položka | Částka | |---------|--------| | A. Počáteční stav na účtu | např. 85 000 Kč | | | | | B. Příjmy (reálně přijaté peníze) | | | Platby od klientů | +120 000 Kč | | Ostatní příjmy | +5 000 Kč | | Příjmy celkem | +125 000 Kč | | | | | C. Výdaje (reálně zaplacené) | | | Záloha sociální pojištění | −4 759 Kč | | Záloha zdravotní pojištění | −3 306 Kč | | Nájem kanceláře | −12 000 Kč | | Materiál a služby | −25 000 Kč | | Telefon, internet | −1 500 Kč | | Software a licence | −2 000 Kč | | Pohonné hmoty | −4 000 Kč | | Ostatní provozní výdaje | −3 000 Kč | | Výdaje celkem | −55 565 Kč | | | | | D. Cash flow za měsíc (B − C) | +69 435 Kč | | E. Konečný stav na účtu (A + D) | 154 435 Kč |
Tento jednoduchý přehled si sestavte na konci každého měsíce. Porovnáním měsíčních přehledů uvidíte trendy - roste váš zůstatek, nebo se postupně zmenšuje?
Výhled na 3 měsíce dopředu
Klíčem k dobrému řízení cash flow je plánování dopředu. Vytvořte si jednoduchý výhled na následující 3 měsíce:
📋Jak sestavit tříměsíční výhled cash flow
- Zapište aktuální zůstatek na účtu - výchozí bod.
- Sečtěte očekávané příjmy - podívejte se na vystavené nezaplacené faktury (s přihlédnutím k obvyklé platební morálce klientů) a na očekávané nové zakázky.
- Sečtěte jisté výdaje - zálohy na pojištění, nájem, splátky, pravidelné platby. Tyto znáte přesně.
- Přidejte plánované výdaje - nákupy, investice, jednorázové náklady.
- Nezapomeňte na roční a čtvrtletní platby - záloha na daň z příjmů, pojištění odpovědnosti, domény, licence s ročním předplatným, silniční daň (pokud platíte).
- Vypočítejte odhadovaný zůstatek na konci každého měsíce. Pokud vám v některém měsíci vyjde záporné číslo, máte problém, který musíte řešit PŘEDEM.
Pravidlo 13. měsíce
Při plánování cash flow nezapomínejte na "13. měsíc" - období od ledna do března, kdy OSVČ platí doplatky na sociálním a zdravotním pojištění za předchozí rok, zálohu na daň z příjmů a případně i samotný doplatek daně. Toto období je pro cash flow nejnáročnější. Připravte se na něj tvorbou rezervy v průběhu roku.
Jak zlepšit cash flow - praktické tipy
1. Fakturujte okamžitě
Čím dříve fakturu vystavíte, tím dříve ji klient zaplatí. Nenechávejte fakturaci na konec měsíce - jakmile práci dokončíte (nebo dosáhnete dohodnutého milníku), ihned vystavte fakturu.
Konkrétní tipy:
- Vystavujte faktury v den dokončení práce, ne na konci měsíce
- U větších projektů dohodněte průběžnou fakturaci (milníky)
- Používejte šablony faktur - vystavení by mělo trvat minuty, ne hodiny
- Automatizujte opakovanou fakturaci (měsíční paušály)
2. Stanovte rozumnou splatnost
Standardní splatnost faktur v ČR je 14 nebo 30 dní. Kratší splatnost znamená rychlejší příjem peněz.
Doporučení:
- Pro menší částky (do 10 000 Kč): splatnost 7-14 dní
- Pro střední částky (10 000-100 000 Kč): splatnost 14-21 dní
- Pro větší projekty: splatnost 30 dní s možností zálohy předem
Splatnost je věc dohody
Splatnost faktury není dána zákonem (zákon pouze stanoví, že v obchodních vztazích nesmí přesáhnout 60 dní, resp. 30 dní vůči veřejným zadavatelům). Splatnost si dohodnete se zákazníkem. Nebojte se navrhnout kratší splatnost - většina klientů ji bez problémů akceptuje. Splatnost uveďte ve smlouvě nebo obchodních podmínkách.
3. Vyžadujte zálohy u větších projektů
U projektů s delší dobou realizace (měsíce) je naprosto běžné a legitimní vyžadovat zálohu:
- 30-50 % předem při zahájení projektu
- Průběžné fakturace při dosažení milníků
- Zbytek po dokončení a předání
Záloha chrání vaše cash flow i v případě, že klient projekt zruší nebo se opozdí s dalšími platbami.
4. Důsledně sledujte splatnost faktur
Nevyplacená faktura po splatnosti je jedním z nejčastějších zabijáků cash flow. Zavedete si systém upomínek:
📋Systém sledování a upomínání faktur
- Den po splatnosti - zkontrolujte, zda platba dorazila na účet. Pokud ne, odešlete zdvořilý e-mail s připomenutím.
- 7 dní po splatnosti - telefonicky kontaktujte klienta. Zjistěte důvod zpoždění a dohodněte náhradní termín.
- 14 dní po splatnosti - odešlete formální upomínku s výslovným termínem pro zaplacení.
- 30 dní po splatnosti - odešlete druhou upomínku s upozorněním na úroky z prodlení (zákonná výše dle nařízení vlády) a případné vymáhání.
- 60+ dní po splatnosti - zvažte předání pohledávky k vymáhání nebo podání žaloby o zaplacení.
5. Vytvořte si finanční rezervu
Finanční rezerva je nejúčinnější ochrana proti výkyvům cash flow. Doporučená výše rezervy závisí na povaze vašeho podnikání:
📊Doporučená výše finanční rezervy
Jak rezervu vybudovat:
- Nastavte si automatický měsíční převod na spořicí účet (např. 10-20 % z příjmů)
- V měsících s nadprůměrnými příjmy převeďte celý přebytek do rezervy
- Rezervu čerpejte pouze v případě skutečného výpadku cash flow - ne na běžné výdaje
- Po vyčerpání rezervu co nejdříve doplňte
6. Rozložte velké výdaje v čase
Pokud plánujete větší investici (nové vybavení, software, vzdělávání), zvažte rozložení platby:
- Měsíční předplatné místo roční licence (i když je dražší, šetří cash flow)
- Leasing nebo splátky místo jednorázové platby za vybavení
- Postupná modernizace místo kompletní obnovy najednou
7. Diverzifikujte příjmy
Závislost na jednom klientovi nebo jednom typu příjmu je pro cash flow nebezpečná. Snažte se o:
- Více klientů - pokud jeden neplatí včas, ostatní příjmy vám pokryjí výdaje
- Kombinaci jednorázových a opakovaných příjmů - ideálně mějte alespoň část příjmů ve formě měsíčních paušálů
- Pasivní příjmy - digitální produkty, šablony, online kurzy generují příjem i bez aktivní práce
Sezónní plánování cash flow
Mnoho podnikatelských činností má sezónní charakter - některé měsíce jsou silné, jiné slabé. Klíčem je sezónnost předvídat a plánovat.
Identifikace sezónního vzorce
📋Jak identifikovat sezónnost vašeho podnikání
- Projděte si příjmy za posledních 12-24 měsíců - zapište si měsíční příjmy.
- Spočítejte průměrný měsíční příjem - celkový roční příjem děleno 12.
- Porovnejte jednotlivé měsíce s průměrem - které měsíce jsou nad průměrem (silné) a které pod (slabé)?
- Hledejte opakující se vzorce - pokud je leden slabý dva roky po sobě, pravděpodobně bude slabý i příští rok.
- Zapište si důvody - proč jsou některé měsíce slabé (dovolené klientů, sezónní útlum, konec rozpočtového roku).
Typické sezónní vzorce pro české OSVČ
| Období | Typický vzorec | Doporučení | |--------|---------------|------------| | Leden-březen | Pomalejší start roku, ale vysoké výdaje (doplatky daní a pojistného) | Mějte rezervu z konce předchozího roku | | Duben-červen | Růst aktivity, podání přehledů | Budujte rezervu na léto | | Červenec-srpen | Útlum (dovolené klientů) | Čerpejte z rezervy, plánujte projekty na podzim | | Září-říjen | Silné období, nové projekty | Maximalizujte příjmy, budujte rezervu | | Listopad-prosinec | Konec rozpočtových období, uzavírání projektů | Fakturujte včas, připravte se na leden |
Pozor na leden a únor
Pro většinu OSVČ jsou leden a únor nejnáročnější měsíce z hlediska cash flow. Příjmy jsou často nižší (novoroční útlum), ale výdaje vysoké:
- Doplatek daně z příjmů (pokud podáváte přiznání sami do 1. dubna)
- Doplatky na sociální a zdravotní pojištění za předchozí rok
- Roční platby (pojistky, domény, licence)
Doporučení: v listopadu a prosinci si vytvořte rezervu odpovídající alespoň dvouměsíčním fixním výdajům + očekávaným doplatkem.
Kdy se začít obávat - varovné signály
Problémy s cash flow se málokdy objeví ze dne na den. Většinou se vyvíjejí postupně a mají varovné signály. Pokud u sebe pozorujete více z následujících příznaků, je čas jednat:
Varovné signály špatného cash flow
- Pravidelně platíte zálohy na pojištění pozdě - a platíte penále
- Odkládáte platby dodavatelům na poslední chvíli nebo za splatnost
- Používáte osobní úspory na pokrytí firemních výdajů
- Kontokorent je trvale čerpaný - ne jako výjimečné řešení, ale jako standard
- Nemáte žádnou finanční rezervu - jakýkoli výpadek příjmů je krize
- Neznáte přesnou výši svých měsíčních fixních výdajů
- Přijímáte zakázky pod cenou, jen abyste měli okamžitý příjem
- Faktury klientů jsou pravidelně po splatnosti a vy je neupomínáte
Co dělat, když je cash flow v ohrožení
- Okamžitě kontaktujte dlužníky - požádejte o zaplacení faktur po splatnosti.
- Odložte neesenciální výdaje - co může počkat, ať počká.
- Vyjednávejte s dodavateli - požádejte o prodloužení splatnosti nebo splátkový kalendář.
- Kontaktujte ČSSZ a zdravotní pojišťovnu - v případě potíží lze dohodnout splátkový kalendář na nedoplatky.
- Zvažte krátkodobý kontokorent - jako překlenovací řešení, ne jako dlouhodobou strategii.
- Analyzujte příčinu - je problém v nízkých příjmech, vysokých výdajích, nebo špatné platební morálce klientů?
Cash flow a DPH - specifika pro plátce
Pokud jste plátce DPH, cash flow má další dimenzi. DPH, které inkasujete od klientů, není váš příjem - musíte ho odvést státu. Mnoho podnikatelů tuto částku utratí a pak nemají na zaplacení DPH.
Jak řešit DPH a cash flow
Oddělte DPH od provozních peněz:
- Ihned po přijetí platby od klienta převeďte částku DPH na samostatný (spořicí) účet
- Z tohoto účtu pak hradíte odvod DPH finančnímu úřadu
- Nikdy DPH neutrácejtě na provozní výdaje
Příklad:
Fakturujete 121 000 Kč (100 000 Kč + 21 % DPH). Po přijetí platby okamžitě převeďte 21 000 Kč na "DPH účet". Na provozním účtu vám zůstane 100 000 Kč, ze kterých hradíte výdaje. Z DPH účtu pak platíte odvod DPH.
Vliv DPH na cash flow - příklad
| Položka | Bez DPH řešení | S odděleným DPH účtem | |---------|---------------|----------------------| | Příjem od klienta | 121 000 Kč na provozní účet | 100 000 Kč provozní + 21 000 Kč DPH účet | | Provozní výdaje | −60 000 Kč | −60 000 Kč | | Zůstatek na provozním účtu | 61 000 Kč | 40 000 Kč | | Iluze "volných peněz" | 61 000 Kč (ale 21 000 patří FÚ!) | 40 000 Kč (reálně k dispozici) | | Odvod DPH | −21 000 Kč (překvapení!) | −21 000 Kč z DPH účtu (připraveno) | | Skutečný zůstatek po odvodu | 40 000 Kč | 40 000 Kč |
Výsledek je stejný, ale s odděleným DPH účtem nikdy nemáte falešný pocit, že máte více peněz, než ve skutečnosti máte.
Nástroje pro sledování cash flow
Pro sledování cash flow nemusíte používat drahé nástroje. Záleží na vašich preferencích a objemu transakcí.
Jednoduchá tabulka
Pro OSVČ s malým počtem transakcí stačí tabulka v Google Sheets nebo Excelu. Vytvořte si sloupce: datum, popis, příjem, výdaj, zůstatek. Jednou týdně doplňte transakce z výpisu.
Účetní/fakturační aplikace
Pokud používáte fakturační software, většina moderních aplikací nabízí přehled cash flow přímo v dashboardu - vidíte vystavené nezaplacené faktury, očekávané příjmy a přehled výdajů.
Bankovní aplikace
Moderní bankovní aplikace umožňují kategorizaci transakcí, nastavení rozpočtových limitů a zobrazení přehledných grafů příjmů a výdajů.
Často kladené otázky (FAQ)
Jak často bych měl/a kontrolovat cash flow?
Minimálně jednou týdně zkontrolujte stav účtu a příchozí platby. Jednou měsíčně sestavte přehled cash flow za uplynulý měsíc a aktualizujte výhled na 3 měsíce dopředu.
Co je lepší - paušální výdaje nebo skutečné výdaje z pohledu cash flow?
Na cash flow nemá typ uplatňovaných výdajů přímý vliv - jde o daňovou záležitost. Paušální výdaje ale zjednodušují evidenci a snižují administrativní zátěž, což vám uvolní čas na řízení cash flow.
Jak řešit klienta, který chronicky platí pozdě?
Zvažte: (1) zkrátit splatnost a přidat sankční úrok do smlouvy, (2) vyžadovat zálohu předem, (3) přestat s klientem spolupracovat - chronicky špatný plátce vás stojí čas a peníze.
Měl/a bych si na cash flow najmout účetního?
Pro základní sledování cash flow účetní nepotřebujete - stačí jednoduchá tabulka a disciplína. Účetní ale pomůže s daňovým plánováním, které ovlivňuje cash flow (výše záloh, optimalizace výdajů, plánování investic).
Jak velkou rezervu potřebuji na zálohy na pojištění a daně?
Orientačně v roce 2026: minimální měsíční zálohy na sociální (4 759 Kč) a zdravotní pojištění (3 306 Kč) činí dohromady 8 065 Kč. Roční minimum je tedy 96 780 Kč. K tomu přidejte očekávaný doplatek na dani z příjmů. Doporučujeme mít připravenou rezervu alespoň na 3 měsíce záloh + očekávaný roční doplatek.
Co když nemám na zaplacení záloh na pojištění?
Kontaktujte ČSSZ nebo zdravotní pojišťovnu a dohodněte splátkový kalendář. Neplacení záloh vede k penále a úrokům z prodlení. ČSSZ i pojišťovny jsou zpravidla ochotné dohodnout se na splátkovém kalendáři, pokud komunikujete proaktivně.
Shrnutí: 7 pravidel zdravého cash flow
📋7 zlatých pravidel cash flow pro OSVČ
- Fakturujte ihned - každý den zpoždění je den bez peněz na účtu.
- Sledujte splatnost - nevyplacená faktura je největší hrozba pro cash flow. Upomínejte systematicky.
- Vyžadujte zálohy - u projektů nad 30 000 Kč je záloha 30-50 % naprosto oprávněná.
- Budujte rezervu - odkládejte 10-20 % z každého příjmu na spořicí účet.
- Plánujte dopředu - sestavujte výhled na 3 měsíce a aktualizujte ho měsíčně.
- Oddělte DPH - pokud jste plátce, DPH peníze nejsou vaše.
- Reagujte včas - když vidíte problém na horizontu, řešte ho hned, ne až nastane.
Chcete mít přehled o svých fakturách, příjmech a nadcházejících platbách přímo v telefonu? DokladBot vám přes WhatsApp připomene blížící se splatnosti, pomůže s evidencí dokladů a upozorní na nezaplacené faktury. Řízení cash flow začíná u přehledu - zkuste DokladBot na dokladbot.cz.
Tento článek má informativní charakter a nepředstavuje finanční poradenství. Konkrétní výše záloh na pojištění a daně se odvíjí od individuální situace každého podnikatele. Minimální zálohy uvedené v článku odpovídají roku 2026 pro OSVČ vykonávající hlavní činnost. Aktuální výše záloh si ověřte u ČSSZ a vaší zdravotní pojišťovny.
Nechcete ztrácet čas s papírováním?
Vyzkoušejte DokladBot - účetnictví přes WhatsApp. První týden zdarma.
Související články
Úvěr pro podnikatele: jak připravit podklady
Získat úvěr jako OSVČ bývá náročnější než pro zaměstnance. Připravili jsme kompletní průvodce, který vám pomůže připravit všechny potřebné podklady a zvýšit šanci na schválení.
OSVČ a hypotéka: jak ji získat a co banky vyžadují
Získat hypotéku jako OSVČ je náročnější než pro zaměstnance, ale rozhodně ne nemožné. Klíčem je správná příprava, čisté daňové přiznání a znalost toho, jak banky posuzují příjmy podnikatelů.
OSVČ a důchod: kolik budete mít a jak si přilepšit
Jako OSVČ často platíte minimální zálohy na sociální pojištění. Výsledkem může být důchod výrazně nižší, než čekáte. Podíváme se na to, jak se důchod OSVČ počítá, kolik reálně dostanete a jaké máte možnosti, jak si přilepšit.