Evidence příjmů a výdajů OSVČ: praktický návod

Vedení evidence příjmů a výdajů patří mezi základní povinnosti každé OSVČ, která si chce správně spočítat daně a vyhnout se problémům při případné kontrole finančního úřadu. Přesto mnoho živnostníků tápe v tom, co přesně a jak evidovat, jaké doklady uchovávat a v jaké formě záznamy vést. Výsledkem bývají nedostatečné podklady pro daňové přiznání, chybějící doklady nebo nesrovnalosti, které mohou vést k doměření daně a pokutám.

V tomto článku vám přinášíme ucelený praktický návod, jak evidenci příjmů a výdajů vést správně, efektivně a v souladu s aktuálně platnou legislativou. Vycházíme ze zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zejména z § 7b, který daňovou evidenci upravuje, a z pokynů Finanční správy ČR.

Proč je evidence příjmů a výdajů tak důležitá

Evidence příjmů a výdajů není jen formální záležitost. Plní hned několik klíčových funkcí, které přímo ovlivňují vaše podnikání i vztah s finančním úřadem.

Za prvé, slouží jako podklad pro výpočet základu daně z příjmů. Základ daně se u OSVČ vedoucích daňovou evidenci počítá jako rozdíl mezi příjmy a výdaji, tedy na hotovostním principu. Pokud vaše evidence není přesná, může být i vaše daňové přiznání chybné.

Za druhé, je to váš hlavní důkazní prostředek při daňové kontrole. Finanční úřad má právo si vyžádat vaše záznamy a ověřit, zda odpovídají skutečnosti. Bez řádné evidence nemůžete prokázat oprávněnost uplatněných výdajů.

Za třetí, kvalitní evidence vám poskytuje přehled o finančním zdraví vašeho podnikání. Vidíte, kolik skutečně vyděláváte, jaké jsou vaše hlavní nákladové položky a kde máte prostor pro optimalizaci.

Co zákon vyžaduje: obsah daňové evidence

Podle § 7b zákona o daních z příjmů musí daňová evidence obsahovat údaje o:

1. Příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně
2. Majetku a dluzích (pohledávkách a závazcích)

Zákon záměrně nestanoví přesnou formu ani formát evidence. To vám dává volnost v tom, jak záznamy povedete - v papírové podobě, v tabulkovém procesoru nebo v účetním softwaru. Důležité je, aby evidence byla průkazná, úplná a srozumitelná.

Členění příjmů

Příjmy v evidenci musíte rozlišovat minimálně na:

Daňové příjmy (ovlivňují základ daně):

• Tržby za prodej zboží a služeb
• Provize a odměny za zprostředkování
• Příjmy z prodeje majetku zahrnutého v obchodním majetku
• Přijaté náhrady škod vztahující se k podnikání
• Úroky z podnikatelského účtu

Nedaňové příjmy (neovlivňují základ daně):

• Vklady podnikatele z osobních prostředků
• Přijaté úvěry a půjčky
• Příjmy daněné srážkovou daní (např. úroky z termínovaných vkladů)
• Příjmy osvobozené od daně
• Přijaté DPH (u plátců DPH)

Členění výdajů

Výdaje členíte analogicky na:

Daňové výdaje (snižují základ daně):

• Nákup materiálu a zboží
• Pohonné hmoty a provozní náklady na vozidlo
• Nájemné provozovny, kanceláře
• Telekomunikační služby, internet
• Pojištění související s podnikáním
• Cestovné a stravné při pracovních cestách
• Odpisy majetku
• Mzdové náklady (pokud máte zaměstnance)

Nedaňové výdaje (neovlivňují základ daně):

• Osobní spotřeba podnikatele (výběry pro osobní potřebu)
• Splátky úvěrů a půjček (jistina)
• Platba daně z příjmů
• Zálohy na sociální a zdravotní pojištění OSVČ
• Pořízení dlouhodobého majetku (vstupuje do odpisu, ne do jednorázového výdaje)
• Reprezentace (pohoštění, občerstvení, dary nad limit)

Kniha příjmů a výdajů: srdce celé evidence

Kniha příjmů a výdajů (často nazývaná peněžní deník) je hlavním nástrojem daňové evidence. Do ní chronologicky zapisujete veškeré peněžní operace související s podnikáním.

Povinné náležitosti každého záznamu

Přestože zákon přesnou formu nepředepisuje, každý zápis by měl obsahovat tyto údaje:

Praktický příklad knihy příjmů a výdajů

Hotovostní princip: kdy se příjem nebo výdaj zapisuje

Zásadní pravidlo daňové evidence je hotovostní (peněžní) princip. Příjem se eviduje v okamžiku, kdy peníze skutečně obdržíte (připsání na účet, převzetí hotovosti). Výdaj se eviduje v okamžiku, kdy peníze skutečně zaplatíte (odepsání z účtu, platba hotově).

To je zásadní rozdíl oproti podvojnému účetnictví, kde se účtuje na akruálním principu (v okamžiku vzniku pohledávky nebo závazku, bez ohledu na platbu).

Jaké doklady musíte uchovávat

Každý záznam v evidenci příjmů a výdajů musí být podložen dokladem. Doklady jsou vaším důkazním materiálem a bez nich nemůžete prokázat oprávněnost příjmů ani výdajů. Finanční správa při kontrole vždy požaduje předložení původních dokladů.

Typy dokladů, které potřebujete

Příjmové doklady:

• Vydané faktury (vlastní faktury, které jste vystavili odběratelům)
• Příjmové pokladní doklady (při přijetí hotovosti)
• Bankovní výpisy prokazující přijetí úhrad
• Smlouvy o dílo, objednávky (jako podpůrný doklad)

Výdajové doklady:

• Přijaté faktury (faktury od dodavatelů)
• Paragony a účtenky (za drobné nákupy)
• Výdajové pokladní doklady (při platbě hotovostí)
• Bankovní výpisy prokazující odeslání úhrad
• Cestovní příkazy (při pracovních cestách)
• Smlouvy (nájemní, leasingové, pojistné)
• Mzdové doklady (pokud máte zaměstnance)

Co dělat, když doklad chybí

Občas se stane, že doklad ztratíte nebo ho vůbec nedostanete. V takovém případě máte několik možností:

1. Požádejte o duplikát - kontaktujte dodavatele a vyžádejte si kopii faktury nebo potvrzení o platbě.
2. Vystavte si interní doklad - u některých operací (např. cestovné, stravné při pracovní cestě) si můžete vystavit vlastní doklad na základě cestovního příkazu.
3. Využijte bankovní výpis - bankovní výpis může sloužit jako podpůrný doklad, ale sám o sobě nenahrazuje fakturu.
4. Doklad o platbě kartou - výpis z platební karty může v kombinaci s dalšími důkazy posloužit jako podklad.

Formát a způsob vedení evidence

Zákon nepředepisuje žádný konkrétní formát evidence. Můžete si vybrat způsob, který vám nejlépe vyhovuje. Každý má své výhody i nevýhody.

Papírová evidence

Pokud se rozhodnete pro papírovou evidenci, pořiďte si předtištěný peněžní deník (dostupný v papírnictvích) nebo si vytvořte vlastní šablonu. Záznamy pište perem (ne tužkou) a doklady řaďte chronologicky do šanonů rozdělených po měsících.

Elektronická evidence v tabulce

Pro většinu OSVČ je nejpraktičtější varianta vedení evidence v tabulkovém procesoru. Vytvořte si šablonu s těmito sloupci: datum, číslo dokladu, popis, příjem daňový, příjem nedaňový, výdaj daňový, výdaj nedaňový. Na konci každého měsíce si udělejte mezisoučty a na konci roku celkový součet.

Účetní software

Specializovaný software je výhodný zejména pro plátce DPH nebo OSVČ s větším objemem transakcí. Software automaticky generuje přehledy, kontroluje návaznost dokladů a zjednodušuje přípravu daňového přiznání.

Evidence dalších složek: majetek, pohledávky, závazky

Kromě příjmů a výdajů musí daňová evidence obsahovat i údaje o majetku a dluzích. To jsou další evidenční knihy, které musíte vést.

Evidence pohledávek

Pohledávka vzniká okamžikem, kdy vystavíte fakturu (vznikne vám nárok na úhradu). Do evidence pohledávek zapisujte:

• Číslo faktury
• Datum vystavení a datum splatnosti
• Odběratele (název, IČO)
• Částku
• Datum úhrady (po zaplacení)

Evidence závazků

Závazek vzniká okamžikem, kdy obdržíte fakturu od dodavatele. Evidujte:

• Číslo přijaté faktury
• Datum přijetí a datum splatnosti
• Dodavatele (název, IČO)
• Částku
• Datum úhrady

Evidence majetku

Pokud vlastníte dlouhodobý hmotný majetek (pořizovací cena nad 80 000 Kč) nebo nehmotný majetek (nad 60 000 Kč), musíte vést karty majetku. Na kartě evidujete:

• Název a popis majetku
• Datum pořízení a datum zařazení do užívání
• Pořizovací cenu
• Odpisovou skupinu a způsob odpisování
• Roční odpisy a zůstatkovou cenu

Praktické příklady z praxe

Podívejme se na konkrétní situace, se kterými se OSVČ běžně setkávají, a jak je správně zaznamenat v evidenci.

Příklad 1: Nákup notebooku za 35 000 Kč

Příklad 2: Příjem ze zahraničí v eurech

Příklad 3: Využití auta k podnikání

Uzávěrka evidence na konci roku

Na konci zdaňovacího období (kalendářního roku) je potřeba provést roční uzávěrku daňové evidence. Tento proces zahrnuje několik kroků.

Časté chyby v evidenci příjmů a výdajů

Na základě zkušeností z daňových kontrol jsou nejčastějšími chybami OSVČ tyto:

1. Neprůběžné zapisování Mnoho živnostníků odkládá zápisy na konec měsíce nebo dokonce na konec roku. To vede k chybám, ztrátě dokladů a nepřesnostem. Ideálně zapisujte každou transakci ihned.

2. Chybějící doklady Každý záznam musí být podložen dokladem. Paragon z benzínky, účtenka z papírnictví, faktura za hosting - bez dokladu finanční úřad výdaj neuzná.

3. Záměna daňových a nedaňových položek Typické chyby: zahrnutí záloh na sociální pojištění mezi daňové výdaje, nezahrnutí úroků z podnikatelského úvěru mezi daňové výdaje, evidence DPH jako příjmu (u plátců).

4. Chybný okamžik evidence V daňové evidenci rozhoduje okamžik platby, ne vystavení faktury. Faktura vystavená v prosinci a uhrazená v lednu je příjmem následujícího roku.

5. Neprovádění inventarizace Na konci roku musíte provést inventarizaci pohledávek, závazků, majetku a zásob. Bez inventarizace není evidence úplná.

6. Směšování osobních a podnikatelských financí Používání jednoho účtu pro soukromé i podnikatelské transakce výrazně komplikuje evidenci a zvyšuje riziko chyb.

Často kladené otázky (FAQ)

Musím vést evidenci, pokud uplatňuji paušální výdaje?

Pokud uplatňujete výdaje paušálem (procentem z příjmů), nemusíte vést evidenci výdajů. Stále ale musíte vést evidenci příjmů a evidenci pohledávek. Také musíte evidovat majetek, pokud ho budete chtít uplatnit v budoucnu (např. při přechodu na skutečné výdaje).

Jak dlouho musím evidenci uchovávat?

Daňovou evidenci včetně všech dokladů musíte archivovat po celou dobu, po kterou běží lhůta pro stanovení daně. Základní lhůta je 3 roky od konce lhůty pro podání daňového přiznání, ale může se prodloužit (např. při podání dodatečného přiznání, při daňové kontrole nebo při vykázání daňové ztráty). V praxi doporučujeme uchovávat doklady minimálně 5-7 let.

Mohu vést evidenci jen v elektronické podobě?

Ano, zákon umožňuje vést evidenci čistě elektronicky. Musíte ale zajistit, aby záznamy byly čitelné, nezměnitelné a dostupné po celou archivační dobu. Doporučujeme pravidelné zálohování na více místech (lokální disk + cloud).

Co když mám příjmy v hotovosti?

Příjmy přijaté v hotovosti evidujete stejně jako bezhotovostní - s tím rozdílem, že dokladem je příjmový pokladní doklad (ne bankovní výpis). Od určitého limitu (v roce 2026 platí limit 270 000 Kč pro jednu platbu) nelze platby v hotovosti přijímat - musíte vyžadovat bezhotovostní převod.

Musím evidovat i drobné výdaje pod 100 Kč?

Ano, pokud chcete výdaj uplatnit jako daňový, musíte ho evidovat bez ohledu na výši. I paragon za 50 Kč patří do evidence. V praxi se ale někteří podnikatelé rozhodnou velmi drobné výdaje neevidovat, aby ušetřili administrativu - to je jejich volba, ale přicházejí tím o daňový odpočet.

Jak evidovat barterový obchod (výměnu služeb)?

Barterový obchod musíte evidovat na obou stranách - jako příjem (hodnota přijatého plnění) i jako výdaj (hodnota poskytnutého plnění). Obě strany si vystaví faktury v obvyklé ceně a zaúčtují je standardním způsobem, přestože k žádné peněžní platbě nedojde.

Tipy pro efektivní evidenci

Užitečné odkazy na oficiální zdroje

• Finanční správa ČR - Daň z příjmů fyzických osob - obecné informace o dani z příjmů a povinnostech OSVČ
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů - plné znění zákona včetně § 7b upravujícího daňovou evidenci
• ČSSZ - Přehled o příjmech a výdajích - informace o podávání přehledů pro sociální pojištění
• Portál Moje daně - elektronické podání daňového přiznání

---

Disclaimer: Tento článek má informativní charakter a nenahrazuje odborné daňové poradenství. Údaje odpovídají legislativě platné k únoru 2026. Pro řešení konkrétní situace doporučujeme konzultaci s daňovým poradcem nebo příslušným finančním úřadem.